Công việc kinh doanh muốn phát triển nhanh chóng, đúng lộ trình mục tiêu đã đề ra, một kế hoạch sản xuất chi tiết và đầy đủ là yếu tố không thể thiếu. Đây là công cụ kinh doanh giúp các công ty có được sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình sản xuất tiếp nối và liên tục. Vậy lập kế hoạch sản xuất là gì? Cách lập kế hoạch sản xuất ra sao hợp lý và lợi ích rõ ràng là gì? Cùng tìm hiểu.
1. Kế hoạch sản xuất là gì?
Lập kế hoạch sản xuất là quá trình tổng hợp các ý tưởng, tạo lập hay xây dựng kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh cho một dự án của doanh nghiệp đó. Từ kế hoạch sản xuất này, doanh nghiệp sẽ biết đến quy trình sản xuất sản phẩm diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng.
Kế hoạch sản xuất là việc trả lời các câu hỏi: Chọn cách nào sản xuất một sản phẩm? Sử dụng nguồn lực nào và ra sao? Chi phí sản xuất bao nhiêu? Đây là quá trình đại diện cho cách doanh nghiệp quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng, nguyên liệu thô, nhân viên và cơ sở vật chất nơi quá trình sản xuất diễn ra.
2. Ưu điểm của việc lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp
Có một kế hoạch sản xuất đầy đủ và chi tiết, doanh nghiệp sẽ đạt được rất nhiều lợi thế trong sản xuất và kinh doanh. Tiêu biểu như:
- Giúp doanh nghiệp tiến hành và giữ cho các hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng cách xác định đầu vào và đầu ra cụ thể.
- Giúp doanh nghiệp tối đa hóa năng lực sản xuất nhờ tận dụng hiệu quả các nguồn lực.
- Giúp doanh nghiệp hạn chế tối đã lãng phí trong sản xuất nhờ lên kế hoạch cụ thể phương hướng sản xuất cũng như kế hoạch sử dụng nguồn lực.
Nếu không biết cách lập kế hoạch sản xuất tốt, một doanh nghiệp có thể sẽ không phẩn bổ đúng tài nguyên và nguồn lực. Ví dụ như sử dụng quá nhiều tài nguyên cho một sản phẩm dẫn đến thiếu tài nguyên cho sản phẩm khác, không vận dụng đúng các loại hình sản xuất phù hợp. Hoặc không sắp xếp nguồn lực hợp lý, quá trình sản xuất diễn ra chậm trễ, không đúng tiến độ. Ngoài ra cũng gây áp lực cho nhân viên và các cấp của doanh nghiệp một cách không cần thiết.
Bất kể doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm, dịch vụ nào, quy mô lớn hay nhỏ, việc một kế hoạch sản xuất tốt sẽ loại bỏ những vấn đề và sự thiếu hiệu quả này. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hợp lý, sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao nhưng vẫn tối ưu ngân sách, tránh lãng phí.
3. Tổng quan việc lập kế hoạch sản xuất của nhà quản lý
Để lập kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp thị, bán hàng. Bạn cần nắm rõ các dữ liệu về:
- Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng.
- Đơn đặt hàng.
- Lịch giao hàng.
- Tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm, sản xuất dở dang.
- Nguồn lực con người: Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất.
- Nguồn lực máy móc: Công suất từng khâu sản xuất, năng lực sản xuất và kế hoạch bảo trì máy móc, thiết bị.
4. Các bước lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp
Bước 1: Dự báo nhu cầu thị trường đối với sản phẩm
Hoạch định nhu cầu sản phẩm là cơ sở tốt nhất để chọn phương pháp lập kế hoạch sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp. Từ lượng nhu cầu này bạn sẽ ước lượng được những tài nguyên nào cần thiết và cách sử dụng cũng như phân bổ hiệu quả hơn ở các bước sau với kế hoạch tài chính, tài nguyên hay nhân lực.
Bước 2: Lập kế hoạch quản lý tồn kho
Để không rơi vào tình trạng thiếu hụt, lãng phí hoặc dự trữ quá nhiều, kế hoạch quản lý hàng tồn kho là công cụ quản lý tốt nhất. Cần tập trung vào các kỹ thuật quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có thể sử dụng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất có thể.
Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực
Để cách lập kế hoạch sản xuất thành công đòi hỏi bạn phải nắm rõ các chi tiết hoạch định nguồn nhân lực của quá trình sản xuất một cách chính xác nhất. Tính đến số lượng người tối thiểu và các yêu cầu về nguyên liệu thô cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ. Bạn cũng phải xem xét những máy móc và hệ thống nào cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất của bạn.
Bước 4: Giám sát sản xuất
Khi tiến trình sản xuất, theo dõi và so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến nguồn lực. Đây là việc cần thực hiện liên tục và cần được ghi lại trong quá trình sản xuất.
Bước 5: Điều chỉnh kế hoạch sản xuất
Bước cuối cùng là phản ánh thông tin bạn nhận được trong bước bốn, lập chiến lược những gì bạn có thể làm để kế hoạch sản xuất diễn ra suôn sẻ trong tương lai. Việc lập kế hoạch sản xuất không chỉ đơn giản là lập ra các kế hoạch sản xuất có hiệu quả mà còn rút kinh nghiệm cho những lần sau.
5. Các yếu tố cần quan tâm khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
5.1 Các yếu tố nội bộ doanh nghiệp
a/ Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp
Mục tiêu là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, là nền tảng của việc lập kế hoạch. Để việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả nhà quản lý cần xác định các mục tiêu càng cụ thể càng tốt.
b/ Quan điểm và năng lực của nhà quản lý
Nếu như người quản lý không phải có một người giỏi, am hiểu, nhiều kinh nghiệm sẽ dẫn đến các kế hoạch sản xuất kém hiệu quả.
c/ Nguồn lực trong doanh nghiệp
Việc thiếu nguồn nhân lực có thể làm đình trệ tiến độ thậm chí là không thể thực hiện được kế hoạch mà doanh nghiệp đã đặt ra. Một số nguồn lực cần xem xét là tài chính, nhân sự, yêu cầu về không gian, khả năng tiếp cận vật liệu và mối quan hệ với nhà cung cấp.
d/ Đặc điểm ngành nghề và hệ thống thông tin
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách thức hoạt động đặc trưng khác nhau. Do đó, công tác lập kế hoạch sản xuất cũng có những sự khác biệt để phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
Đặc biệt, người quản lý phải nắm bắt được hệ thống thông tin từ người tiêu dùng, thị trường, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh,…
5.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
a/ Tính không ổn định của thị trường
Khi nền kinh tế tổng thể hoặc lĩnh vực kinh doanh gặp bất ổn, việc lập kế hoạch sản xuất cũng trở nên khó khăn theo. Khi sự suy thoái kinh tế bắt đầu, các doanh nghiệp phải cố gắng dự báo mức độ nghiêm trọng của suy thoái và xác định cách duy trì doanh số và mức lợi nhuận bất chấp môi trường tiêu cực.
Lúc này đây các doanh nghiệp phải đối mặt với các mối đe dọa từ các đối thủ mới gia nhập thị trường và từ những thay đổi trong công nghệ có thể làm giảm lợi thế cạnh tranh của họ.
b/ Các yếu tố kinh tế
Yếu tố kinh tế sẽ ảnh hưởng đến việc đưa ra các phương án, các kế hoạch sản xuất – kinh doanh phù hợp đối với doanh nghiệp. Các nhân tố kinh tế sẽ tác động thẳng đến sức mua của người tiêu dùng, ví dụ như: tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, thất nghiệp, lạm phát, sự gia tăng của đầu tư,…
6. Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất
Dưới đây là sai lầm phổ biến thường mắc phải trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Bạn phải chú ý để tránh mắc phải sai lầm hoặc rút kinh nghiệm cho bản thân và doanh nghiệp.
6.1 Lập kế hoạch tài chính không chuẩn xác
Khi đầu tư vào một lĩnh vực, nhà đầu tư phải nắm rõ việc đang đầu tư vào cần bao nhiêu tiền, doanh nghiệp sử dụng tiền thực hiện việc gì để tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều kế hoạch sản xuất không làm rõ kế hoạch tài chính ngay từ đầy và không được đánh giá cao.
Để kế hoạch sản xuất thuyết phục được khách hàng, nhà đầu tư thì cần lập kế hoạch tài chính đưa ra những dự báo chi tiết về chi phí ban đầu, sự lưu chuyển tiền tệ trong suốt quá trình sản xuất, thu nhập hàng tháng, quyết toán năm. Theo kinh nghiệm, kế hoạch tài chính đưa ra thực hiện tối thiểu trong 3 năm hoạt động.
6.2 Không nắm bắt được mục tiêu của kế hoạch sản xuất
Việc xác định và hiểu được mục tiêu khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là vô cùng quan trọng, người lập kế hoạch cần nhiều thời gian để suy nghĩ và phân tích để đưa ra mục tiêu rõ ràng.
Bạn có thể nói mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới sẽ chiếm được thị trường với số phần trăm nào đó nhưng điều này không có căn cứ và thiếu chính xác. Thay vào đó, cần dựa trên doanh số bán hàng theo từng giai đoạn cụ thể, đưa ra những kỳ vọng mục tiêu sắp tới để lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.
6.3 Không nắm rõ nguyên lý hoạt động phân phối
Đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh chính là hệ thống phân phối nơi đưa sản phẩm đến với khách hàng. Trong các báo cáo sản xuất kinh doanh hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn không trình bày đầy đủ các yếu tố liên quan đến hoạt động phân phối dẫn đến gặp khó khăn khi hoạt động thực tế.
6.4 Cho rằng không có rủi ro kinh doanh
Mọi hoạt động kinh doanh đều có một mức độ rủi ro nhất định. Nhà đầu tư phải hiểu và tiên đoán được những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó, lập kế hoạch các rủi ro có thể xảy ra và nêu rõ biện pháp xử lý.
6.5 Thiếu lộ trình thực hiện
Một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh tốt là đưa ra tổng quan hoạt động của doanh nghiệp mục tiêu hiện tại, ngắn hạn và dài hạn. Lập kế hoạch sản xuất không chỉ mô tả cụ thể hoạt động mà còn cho biết cần làm gì ở từng giai đoạn và việc làm tiếp theo để chuyển từ giai đoạn này qua giai đoạn khác.
Vì thế, cần chú ý đưa ra kế hoạch sản xuất với lộ trình cụ thể và khả thi, kế hoạch bao hàm những mục tiêu cụ thể cần đạt được theo từng giai đoạn.
7. Lưu ý khi lập kế hoạch sản xuất
Trong suốt quá trình lập kế hoạch sản xuất, bạn nên đặc biệt ghi nhớ 2 điều này:
7.1 Dự báo chính xác
Khi bạn không ước tính đúng nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình thì không thể lập kế hoạch sản xuất chi tiết. Bạn phải xem xét xu hướng mua hàng từ những năm trước, những thay đổi về nhân khẩu học, những thay đổi về nguồn lực sẵn có và nhiều yếu tố khác. Những dự báo hoạch định nhu cầu này là nền tảng để lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.
7.2 Nhận biết năng lực của mình
Biết được công suất tối đa mà hoạt động của bạn có thể quản lý phần lớn tuyệt đối sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn có thể cung cấp trong một khoảng thời gian. Đây là cách duy nhất để dự đoán bạn sẽ cần bao nhiêu tài nguyên để tạo ra X lượng sản phẩm và từ đó bạn sẽ biết cách lập kế hoạch sản xuất và phân bổ hợp lý.
Trong một thế giới ngày càng phức tạp và cạnh tranh, lập kế hoạch sản xuất không chỉ là một quá trình hằng ngày mà còn là một công cụ chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trong sự phát triển và thành công của họ. Việc lập kế hoạch sản xuất cũng giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tăng cường lợi nhuận. Giúp xác định được các rủi ro và thách thức trong quá trình sản xuất, từ đó có thể đưa ra các biện pháp đối phó hiệu quả.
Bài viết liên quan:
