Quy tắc 4M trong sản xuất là gì? Cách áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy tắc 4M trong sản xuất

Trong sản xuất kinh doanh, 4M là một khái niệm không còn xa lạ, giúp quá trình sản xuất linh hoạt hơn trong quản lý và phân bổ nhân lực. Bài viết sau đây sẽ xác định rõ quy tắc 4M trong sản xuất định nghĩa ra sao, vai trò của 4M trong sản xuất là gì và làm thế nào để cải tiến 4M trong sản xuất?

1. Quy tắc 4M trong sản xuất là gì?

4M là 1 quy tắc xác định vấn đề, hiện tượng và gom nhóm các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý sản xuất để phục vụ cho việc cải thiện và nâng cao năng lực sản xuất. Quy tắc này thường được sử dụng trong “Sơ đồ Nguyên nhân – Kết quả”

Quy tắc 4M trong sản xuất hướng dẫn cách tìm được các nguyên nhân gây ra vấn đề dựa trên việc gom nhóm các nguồn lực cơ bản của 1 nhà máy. Trong đó bao gồm: Man (Con người), Method (Phương thức), Machine (Máy móc), và Material (Nguyên vật liệu).

quy tac 4m trong san xuat 2

4M do cha đẻ của triết lý quản lý chất lượng Nhật Bản – Kaoru Ishikawa tạo ra. Cụ thể từng yếu tố như sau:

Yếu tố 1: Man – Con người

Man (Con người) chỉ về tất cả các cá nhân tạo nên doanh nghiệp, từ những người lãnh đạo cấp cao nhất đến các cấp quản lý và từng công nhân vận hành. Con người là nhân tố chính tạo ra lợi nhuận và đóng vai trò chiến lược trong sự phát triển của doanh nghiệp.

Con người trực tiếp tạo ra và có quyết định đến chất lượng sản phẩm. Dù trình độ công nghệ có hiện đại đến đâu, nhân tố con người vẫn được coi là nhân tố căn bản nhất, tác động đến hoạt động quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, ý thức trách nhiệm và tinh thần hợp tác của từng cá nhân và giữa các bộ phận sẽ quyết định chất lượng sản phẩm doanh nghiệp.

Mục tiêu của quy tắc 4M trong sản xuất thì chất lượng sản phẩm cao sẽ làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng cả bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Hình thành và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu về thực hiện mục tiêu chất lượng là một trong những nội dung cơ bản của quản lý chất lượng trong sản xuất.

quy tac 4m trong san xuat 1

Yếu tố 2: Methods – Công nghệ và phương thức quản trị

Methods của quy tắc 4M trong sản xuất gồm có công nghệ, phương pháp quản lý, phương pháp sản xuất, cách thức điều hành, chiến lược để duy trì và phát huy hiệu quả của sản xuất. Yếu tố Method đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng, đồng thời quyết định các yếu tố cạnh tranh của sản phẩm (chất lượng, giá cả, thời hạn….).

Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống, trong đó có sự phối hợp đồng bộ thống nhất giữa các bộ phận chức năng. Chất lượng của hoạt động quản lý phản ánh chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.

Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình độ tổ chức quản lý sản xuất tốt sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.

quy tac 4m trong san xuat 3

Yếu tố 3: Machines – Máy móc

Machines là máy móc, thiết bị của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò cực kì quan trọng trong bất kỳ nhà máy, xí nghiệp và phân xưởng nào. Trình độ hiện đại của máy móc, thiết bị và quy trình công nghệ của doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt là những doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất hàng loạt.

Trình độ hiện đại của máy móc thiết bị và quy trình công nghệ của doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt là những doanh nghiệp tự động hóa cao, có dây chuyền sản xuất hàng loạt.

Xác định đúng phương hướng đầu tư phát triển sản phẩm mới, hoặc cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm trên cơ sở tận dụng quy tắc 4M trong sản xuất và công nghệ hiện có với đầu tư đổi mới là một biện pháp cần được đẩy mạnh của mỗi doanh nghiệp

quy tac 4m trong san xuat 4

Yếu tố 4: Materials – Nguyên vật liệu

Materials là nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào tham gia cấu thành sản phẩm và hình thành chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu là những yếu tố “đầu vào” quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm ở “đầu ra”. Do đó, để có sự đồng nhất trong sản phẩm, doanh nghiệp cần sử dụng nguyên vật liệu được cung cấp tại một số nhà cung ứng nhất định.

Một trong những yếu tố đầu vào tham gia cấu thành sản phẩm và hình thành chất lượng sản phẩm là nguyên vật liệu. Vì vậy, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến thành phẩm của nhà máy. Tính đồng nhất và tiêu chuẩn hóa của nguyên liệu là cơ sở quan trọng cho ổn định chất lượng sản phẩm.

Để thực hiện tốt các mục tiêu chất lượng đặt ra cần tổ chức tốt hệ thống cung ứng, đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Một hệ thống cung ứng tốt là một hệ thống có sự phối hợp hiệp tác chặt chẽ đồng bộ giữa bên cung ứng và doanh nghiệp sản xuất.

quy tac 4m trong san xuat 5

Ngoài những nguồn lực cơ bản trên, chất lượng trong sản xuất còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác như thông tin (Information), môi trường (Environment), đo lường (Measure),…

2. Bí quyết ứng dụng 4M trong sản xuất

  • Trình độ quản trị đặc biệt là quản trị chất lượng là nhân tố cơ bản góp phần đẩy nhanh tốc độ cải tiến, hoàn thiện chất lượng sản phẩm của các nhà máy;
  • Người quản trị cần nhận thức rõ nét về vai trò của chất lượng trong cuộc chiến cạnh tranh để đưa ra đường lối, chiến lược kinh doanh đúng đắn quan tâm đến vấn đề chất lượng.
  • Trên cơ sở yếu tố trên và quy tắc 4M trong sản xuất, quản lý tại các phân xưởng cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các khâu, các chuyền của quá trình sản xuất nhằm mục đích cao nhất là hoàn thiện chất lượng sản phẩm.

quy tac 4m trong san xuat 6

  • Năng lực chuyên môn của đội ngũ quản lý sẽ ảnh hưởng đến khả năng xác định chính sách, mục tiêu chất lượng và cách thức tổ chức chỉ đạo thực hiện chương trình kế hoạch chất lượng.
  • Doanh nghiệp cần thực hiện mục tiêu quản lý chất lượng đồng bộ trên toàn nhà máy, phải coi đây là nhiệm vụ chung cần có sự tham gia của mọi đối tượng bao gồm cả nhóm công nhân.

quy tac 4m trong san xuat 7

  • Đồng thời công tác quản lý chất lượng tác động mạnh mẽ đến công nhân sản xuất thông qua chế độ khen thưởng hay phạt hành chính để từ đó nâng cao ý thức lao động và tinh thần cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

3. Phương pháp cải thiện 4M trong sản xuất?

Việc cải thiện 4M trong sản xuất sẽ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu hàng phế phẩm, và nâng cao năng suất lao động. Dưới đây một số phương pháp được đưa ra để sử dụng hiệu quả 4M trong sản xuất:

Phương pháp cải thiện yếu tố 1 – Man

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất giữa các yếu tố 4M trong sản xuất, quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do vậy, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẽ giúp tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Một số phương pháp để cải thiện hiệu quả nguồn nhân sự của doanh nghiệp đó là:

  • Tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao trình độ, kỹ năng làm việc cho nhân sự.
  • Phân công công việc phù hợp: Các cấp quản lý cần quan tâm nắm bắt tình hình làm việc của từng nhân viên, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và chuyên môn của từng người để có sự phân bổ công việc hợp lý.

quy tac 4m trong san xuat 8

Phương pháp cải thiện yếu tố 2 – Methods

Để cải thiện hiệu quả quản trị doanh nghiệp hiệu quả với 4M trong sản xuất, lãnh đạo cần phải nắm vững một số phương pháp như sau:

  • Có phương pháp hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết, vạch ra các hành động cần thiết, cụ thể, tạo ra 1 kế hoạch sản xuất khả thi nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.
  • Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý.
  • Tổ chức, trao quyền hành cho từng đối tượng cụ thể.
  • Ứng dụng phần mềm vào quản trị: Công nghệ được coi là cánh tay đắc lực cho người làm quản trị, giúp giảm thiểu được thời gian đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc hoạch định và điều hành toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự).

quy tac 4m trong san xuat 9

Phương pháp cải thiện yếu tố 3 – Machines

Lập kế hoạch bảo trì phù hợp để hạn chế thời gian dừng máy do hỏng hóc, giảm thiểu các ảnh hưởng đến năng lực sản xuất, làm giảm sản lượng, tăng chi phí vận hành, tạo ra downtime, từ đó ảnh hưởng đến throughput time và gây chậm tiến độ giao hàng.

Các số liệu nghiên cứu tại Mỹ cho thấy: Cứ 1$ đầu tư cho bảo trì công nghiệp hợp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được ít nhất 5$/năm.

Do đó lập quản lý thông tin máy móc thiết bị (thời gian hoạt động, lần bảo dưỡng trước đây…) không chỉ giúp tăng tuổi thọ máy móc mà còn là biện pháp tuyệt vời tránh gián đoạn sản xuất và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Đầu tư thiết bị hiện đại: Góp phần nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, nhằm thỏa mãn ngày càng nhiều nhu cầu của người sử dụng. Việc cải tiến, ứng dụng chuyển đổi số và các đổi mới công nghệ tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ và ổn định.

quy tac 4m trong san xuat 10

Phương pháp cải thiện yếu tố 4 – Materials

Chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 50% tổng chi phí sản xuất, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng thành phẩm. Do đó doanh nghiệp cần:

Kiểm tra đầu vào và thiết lập điều kiện bảo quản nguyên vật liệu trong kho để theo những tiêu chuẩn quy định.

Sáng tạo ra những nguyên vật liệu mới và vật liệu thay thế: Trong điều kiện hiện nay, trước nguy cơ cạn kiệt các nguồn nguyên vật liệu, ô nhiễm môi trường, để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp cần không ngừng tìm tòi, sáng tạo ra những nguyên vật liệu mới và vật liệu thay thế. Những nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu những nguyên vật liệu mới có thể làm giảm mức độ ô nhiễm môi trường, tiết kiệm tài nguyên…và nhờ thế làm tăng tính cạnh tranh của sản phẩm.

Chọn nhà cung ứng chất lượng: Doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên vật liệu được cung ứng bởi nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất. Cần phải tìm hiểu về danh tiếng và lịch sử của nhà cung cấp để lựa chọn được nhà cung ứng nguyên liệu tốt và phù hợp nhất.

quy tac 4m trong san xuat 11
Tối ưu yếu tố về chất lượng và giá thành nguyên vật liệu là 1 trong những động lực thúc đẩy sự phát triển của Khoa học kỹ thuật

Nhìn chung, việc quản lý 4M đòi hỏi sự chú tâm và kỷ luật trong quản lý sản xuất. Sự hiểu biết sâu rộng về các yếu tố này sẽ giúp các doanh nghiệp tạo ra sản phẩm chất lượng cao, cải thiện hiệu suất và giảm thiểu rủi ro. Chúng ta không thể xem nhẹ tầm quan trọng của 4M trong sản xuất, và việc áp dụng chúng một cách hiệu quả có thể là chìa khóa để thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.