Ngành công nghiệp thế giới hiện đã đạt được hiệu quả cao hơn bao giờ hết cả về sản lượng lẫn chất lượng. Với các lý thuyết và phương pháp cải tiến được đưa vào áp dụng một cách chặt chẽ đã đóng góp một phần to lớn vào quá trình đó. Và 6 Sigma là một trong số đó. Cùng tìm hiểu Six Sigma là gì qua bài viết sau và cách áp dụng hiệu quả nhất.
1. Six Sigma là gì?
Six Sigma hay 6 Sigma là phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng dựa vào nền tảng thống kê. Từ đó tìm ra lỗi, xác định nguyên nhân và các xử lý lỗi. Kết quả làm tăng độ chính xác của quy trình sản xuất và tạo ra kết quả tốt nhất.
Không giống như ISO 9001, Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng, mà là một hệ tư duy mới cho các doanh nghiệp sản xuất. Xử lý sản phẩm lỗi không phải là mục tiêu, mà việc đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo mới là mục tiêu 6 Sigma nhắm đến.
Mức tiêu chuẩn của Six Sigma đến mức chỉ khi nào một quy trình không tồn tại hơn 3,4 lỗi (hay khuyết tật) trên mỗi một triệu sản phẩm.
2. 5 lợi ích chính của Six Sigma đối với doanh nghiệp
2.1 Giữ lòng trung thành của khách hàng
Khi định nghĩa khuyết tật của quy trình, Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng nên có được tính định hướng khách hàng rất cao. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng – nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành.
Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu hành vi để hiểu được khách hàng yêu cầu gì và bạn có thể cải thiện điều đó bằng cách nào.
2.2 Giảm chi phí, tăng lợi nhuận
Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công hoặc công đoạn sản xuất kém hiệu quả, bao gồm cả nguyên vật liệu và thời gian. Cộng thêm những thứ bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.
2.3 Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
Một “kênh” gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài quy trình làm việc hoàn hảo. Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn.
Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình văn hoá doanh nghiệp đặc trưng nào.
Thử đặt một so sánh đơn giản: Giữa một dây chuyền sản xuất trơn tru và một nhóm người thường không phân định rõ ràng trách nhiệm, nhân viên của bạn sẽ muốn đầu quân vào đâu?
2.4 Lập kế hoạch chiến lược
Six Sigma đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào. Khi doanh nghiệp của bạn đã tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện.
Chẳng hạn, nếu chiến lược kinh doanh của bạn hướng tới dẫn đầu về chi phí trên thị trường, thì Six Sigma có thể được sử dụng để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình nội bộ và đạt được thỏa thuận mức giá thấp với nhà cung cấp nguyên liệu.
2.5 Mở rộng quy mô kinh doanh
Một khi bạn đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa.
3. Nguyên tắc áp dụng phương pháp 6 Sigma
3.1 Lấy khách hàng làm trọng tâm
Cũng tương tự như hầu hết các triết lý kinh doanh khác, 6 Sigma tập trung chủ yếu vào “customer’s voice”, nghĩa là tiếng nói của khách hàng. Tất cả sự thay đổi hay cải tiến quy trình trong sản xuất, kinh doanh đều cần xác định theo nhu cầu, yêu cầu cũng như sự kỳ vọng của khách hàng.
3.2 Quản trị theo cách chủ động
Hệ phương pháp 6 Sigma sẽ chú trọng vào việc tìm kiếm và xử lý các khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác của quy trình. Doanh nghiệp cần chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi sai thay vì để cho các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động khắc phục, xử lý.
3.3 Đề cao yếu tố dữ liệu và dữ kiện
Để thực hiện được nguyên tắc này, doanh nghiệp cần trả lời 2 vấn đề sau đây trước khi đưa ra quyết định:
- Đâu là những dữ liệu thực sự cần thiết.
- Áp dụng các dữ liệu đó vào phương pháp 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất.
Tất cả những thông tin liên quan đến việc áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma không phải dựa trên sự phỏng đoán một cách mơ hồ mà cần có sự đo lường chính xác.
3.4 Cộng tác không giới hạn
Nhằm tạo ra quy trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, việc ứng dụng nguyên lý Six Sigma cần tuân theo nguyên tắc không rào cản giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực hiện theo cả chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
4. Áp dụng Six Sigma theo quy trình DMAIC vào doanh nghiệp
Quy trình truyền thống và cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp là DMAIC bao gồm 5 bước:
- D – Define (Xác định) là bước nhận định về khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm và dịch vụ. Sau khi tự đánh giá xem doanh nghiệp đã đạt được yêu cầu ở mức độ nào, bạn cần xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm cần triển khai Six Sigma.
- M – Measure (Đo lường) là công đoạn thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết.
- A – Analyze (Phân tích) là việc bạn xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện công việc hiện tại, xác định cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra từ đây, với điều kiện phải được kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng.
- I – Improve (Cải tiến) là lúc bắt đầu triển khai thực hiện giải pháp cải tiến. Bạn cần theo dõi sát sao để có thể đưa ra quyết định bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết.
- C – Control (Kiểm soát) là kế hoạch giám sát và kiểm soát mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh quay lại lối mòn cũ hoặc đi sai định hướng.
5. Lean Six Sigma – Biến thể của Six Sigma
Lean Six Sigma (LSS) là mô hình quản lý kết hợp các nguyên tắc quản lý của Lean với các phương pháp Six Sigma. Lean giúp giảm thiểu chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất ngay từ đầu, trong khi Six Sigma tập trung vào tinh chỉnh độ chính xác cho quy trình. Chúng song hành cùng nhau có thể coi là sự biến thể tích cực.
Mục đích chính của mô hình Lean – 6 Sigma là tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, tiết kiệm chi phí, giao hàng trong thời gian nhanh nhất nhằm quản lý quy trình sản xuất hiệu quả, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp.
Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh mang tính chủ động, đi đúng vào trọng tâm lỗi sai để đạt được sự hoàn hảo. Hi vọng qua bài viết trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về Six Sigma và áp dụng thành công phương pháp này.
Bài viết liên quan:
