Tiến độ sản xuất là gì? Cách cải thiện tiến độ sản xuất

Trong sản xuất, tiến độ sản xuất là một yếu tố cần được đảm bảo diễn ra đúng theo kế hoạch. Tiến độ sản xuất tốt sẽ giúp quy trình sản xuất trơn tru và hiệu quả, doanh nghiệp được vận hành tối ưu. Cùng tìm hiểu về tiến độ sản xuất qua bài viết này cùng cách theo dõi và cải thiện tiến độ sản xuất hiệu quả nhất.

1. Tiến độ sản xuất là gì

Tiến độ sản xuất là mức độ tiến triển của hoạt động sản xuất trong một khoảng thời gian xác định. Là ưu tiên hàng đầu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc không đảm bảo tiến độ gây thiệt hại về các khoản đền bù hợp đồng và gây mất uy tín với khách hàng trong dài hạn. Nói cách khác đối với các doanh nghiệp này, tiến độ sản xuất chính là tiền.

Theo dõi tiến độ sản xuất là giám sát quá trình sản xuất, đảm bảo đúng kế hoạch sản xuất đã đề ra. Điều này giúp nhà quản lý doanh nghiệp phân bổ nguồn lực tốt hơn và đạt được nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của quản lý tiến độ sản xuất

Ngoài yếu tố kết quả và tiền bạc, tiến độ sản xuất cũng đóng góp một vai trò không nhỏ để toàn bộ quá trình sản xuất được diễn ra trơn tru, hợp lý.

Dưới đây là một số lý do khác khiến cho việc theo dõi tiến độ sản xuất vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần tham khảo:

• Tiến độ sản xuất cũng đóng góp một vai trò quan trọng để toàn bộ quy trình sản xuất được diễn ra một cách trơn tru, hợp lý.

• Việc không đảm bảo tiến độ sản xuất của một công đoạn trong chuỗi có thể ảnh hưởng đến toàn bộ các công đoạn sau đó.
• Nếu tiến độ thực tế của doanh nghiệp chậm hơn so với kế hoạch, có thể dẫn đến tình trạng không có đủ hàng để xuất, không đáp ứng được về số lượng và thời gian giao hàng như dự kiến.
• Tuy nhiên tiến độ nhanh hơn kế hoạch điều độ sản xuất không hẳn là điều tốt. Vì điều này dễ dẫn đến lãng phí do sản xuất thừa.

3. Những khó khăn trong quản lý tiến độ sản xuất

Quản lý tiến độ sản xuất là một điều không hề dễ dàng. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp trong của hoạt động quản lý sản xuất này đối với doanh nghiệp:

3.1 Lỗ hổng về giám sát

Tính thiếu chặt chẽ trong theo dõi, nhắc nhở và giám sát từ phía nhà quản lý đối với từng công đoạn của chu trình sản xuất tại phân xưởng có thể gây ra những sai sót trong quá trình sản xuất, từ đó dẫn đến việc chậm tiến độ so với kế hoạch.

3.2 Kế hoạch sản xuất không đảm bảo

Ngay cả khi tiến hành giám sát sản xuất hiệu quả, hoạt động quản lý tiến độ sản xuất cũng khó có thể trọn vẹn nếu kế hoạch được lập ra không đảm bảo về chất lượng. Một kế hoạch được coi là phù hợp khi nó dựa trên năng lực sản xuất thực tế của doanh nghiệp, với nội dung được thể hiện chặt chẽ, chi tiết.

Nhà quản lý cần lưu ý những tiêu chí này ngay từ bước đầu lập kế hoạch để xây dựng được bản kế hoạch sản xuất hợp lý.

3.3 Ý thức người lao động

Việc giám sát nhân viên nếu không được thực hiện khéo léo sẽ có thể dẫn đến những nguy hại khó lường cho doanh nghiệp. Nếu quá trình kiểm tra được thực hiện sơ sài, sẽ khó phát hiện được công đoạn nào đang chưa được thực hiện tốt.

Mặt khác, giám sát 24/7 không chỉ lãng phí thời gian của nhà quản lý sản xuất, mà còn có thể tạo ra tâm lý không thoải mái, bất an, làm đối phó ở phía nhân viên. Khi đó, ngay cả khi tiến độ công việc được đáp ứng thì chất lượng sản xuất cũng khó mà đạt được mức tối ưu.

4. Quy trình triển khai quản lý tiến độ

Thông thường, một quy trình triển khai quản lý tiến độ hoàn chỉnh bao gồm 3 bước:

4.1 Lập kế hoạch tiến độ

Kế hoạch tiến độ là định hướng và là căn cứ cho hoạt động quản lý, giám sát và điều hành sản xuất. Kế hoạch tiến độ được xây dựng càng chặt chẽ thì doanh nghiệp càng hạn chế được những chậm trễ về tiến độ.

Lập kế hoạch tiến độ sản xuất là bước được thực hiện bởi nhà quản lý. Như đã đề cập ở trên, một kế hoạch sản xuất phải đảm bảo tính khả thi và chặt chẽ. Nó cho phép từng bộ phận liên quan cũng như toàn thể doanh nghiệp nắm được nhiệm vụ và công việc của mình trong kế hoạch này.

Kế hoạch tiến độ được xây dựng dựa trên hai công đoạn chính:

• Bước 1: Lập danh mục các công việc, xác định nguồn lực (nhân công, chi phí) và thời gian cần thiết để thực hiện chúng.
• Bước 2: Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc theo mức độ gối đầu liên tiếp về mặt công nghệ hoặc tổ chức.

4.2. Lập lịch sản xuất cho từng đối tượng (máy, nhân công)

Hoạt động này sẽ trả lời cho hai câu hỏi:

• Khi nào các nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch sẽ được thực hiện chi tiết đến từng giờ?
• Nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch sẽ được thực hiện bởi ai, máy nào?

Nếu như lập kế hoạch tiến độ làm rõ các danh mục công việc và vạch ra những yêu cầu về nguồn lực để thực hiện, thì lập lịch sản xuất lại nhấn mạnh vào từng yếu tố nguồn lực nhất định với khung thời gian chi tiết hơn.

4.3 Giám sát hoạt động sản xuất

Dựa trên kế hoạch đã xây dựng, nhà quản lý tiến hành đối chiếu và kiểm tra, đánh giá hoạt động sản xuất, từ đó tìm ra các sai lệch để có những biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời.

5. Hai cách theo dõi tiến độ sản xuất

Sau khi đã tìm hiểu về tiến độ sản xuất là gì? Tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn thông tin về hai cách để theo dõi được tiến độ quy trình sản xuất thông quan phần mềm và excel. Hãy cùng theo dõi ngay sau đây!

5.1 Theo dõi tiến độ sản xuất bằng excel

Theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel hỗ trợ các nhà quản lý bằng cách lưu trữ thông tin, giám sát quy trình sản xuất tiêu chuẩn được thiết lập. Điều này giúp thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra trước đó.

Sau đây là một vài ưu điểm khi theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel như sau:

• Giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tiến độ sản xuất một cách dễ dàng.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng phân chia và thống kê các hạng mục sản xuất.
• Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất một cách thuận tiện.
• Giao diện Excel thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng.

Bên cạnh ưu điểm, file excel theo dõi tiến độ sản xuất cũng có những nhược điểm sau đây:

• Việc nhập – xuất dữ liệu thủ công khiến cho quy trình quản lý hay theo dõi tiến độ sản xuất trở nên phức tạp hơn.
• Khi theo dõi tiến độ sản xuất bằng excel sẽ không tránh khỏi gặp sai sót và chậm trễ.
• Làm cho đứt gãy thông tin tại những công đoạn, gây tổn hại đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, với tốc độ tích hợp và phát triển công nghệ 4.0 trên toàn cầu như hiện nay, phần mềm Excel không còn thực sự đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. Nhằm mang đến sự thuận lợi và quản lý dễ dàng hơn cho các đơn vị sản xuất, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm. Việc này giúp theo dõi tiến độ, độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian cũng như nguồn nhân lực được kiểm soát.

5.2 Sử dụng phần mềm theo dõi tiến độ sản xuất

Hiện nay, quản lý sản xuất từ phương pháp theo dõi tiến độ truyền thống không còn thực sự hiệu quả. Vì vậy, rất nhiều hệ thống quản lý đã ra đời như ERP, MES hiện nay có chức năng quản lý tiến độ sản xuất. Điều này đem đến sự thuận lợi và dễ dàng cho người dùng.

Ứng dụng phần mềm theo dõi tiến độ sản xuất đảm bảo tính chính xác đến từng khâu trong mỗi giai đoạn sản xuất. Những ưu điểm của việc quản lý tiến độ bằng phần mềm có thể kể đến là:

• Giám sát tiến độ theo thời gian thực: Chức năng cho phép người dùng kiểm tra tình hình sản xuất và làm việc trên hệ thống duy nhất. Số liệu thu được là số liệu thực và được quản lý chặt chẽ, đồng bộ. Điều này giúp người quản lý nắm bắt tình hình thực tiễn và đưa ra quyết định phù hợp.
• Khả năng quản lý đồng bộ: Vì quản lý đồng bộ theo thời gian thực, nên các nhà quản lý có thể nắm dữ liệu ở mọi phân xưởng, chi nhánh mà không cần mất thời gian kiểm tra, giám sát trực tiếp. Do đó, tiến độ sản xuất vẫn được đảm bảo.
• Quản lý từ xa: Chức năng giúp thúc đẩy tinh thần tự giác của nhân viên. Toàn bộ vấn đề liên quan đến năng suất, hiệu suất, tiến độ công việc đều được thông qua phần mềm. Thông báo thay đổi trở nên nhanh chóng và dễ nắm bắt hơn.
• Thông tin đúng, chính xác: Sai sót trong quá trình theo dõi tiến độ sản xuất là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, phần mềm có thể xử lý bằng chức năng thông báo khi lượng hàng tồn gần đạt định mức quy định.