Tại nhiều tổ chức doanh nghiệp hiện nay, phần mềm ERP thường được ví như như là “xương sống”, “cánh tay đắc lực” trong hoạt động quản lý điều hành, giúp lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh kịp thời, sáng suốt. Hệ thống ERP giúp các bộ phận phối hợp công việc ăn ý, giảm 70% các quy trình làm việc thủ công. Vậy phần mềm ERP là gì? Tại sao ERP lại có hiệu quả cao như vậy? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
1. ERP là gì?
Enterprise Resource Planning (ERP) là tên gọi viết tắt của Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP cung cấp các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ, cho phép tổ chức quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc lưu trữ và truy cập thông tin độc lập và hiệu quả là một thách thức chung đối với tất cả các công ty và tổ chức. Vì vậy, hệ thống ERP được xem là một giải pháp quan trọng trong việc quản lý toàn diện các khía cạnh của một doanh nghiệp.
Với sự hỗ trợ của phần mềm ERP hiệu quả, chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp có thể tự động hóa và giảm bớt các công việc đơn điệu, giúp tăng hiệu quả làm việc và đem lại thành công cho nhân viên.
Bên cạnh đó, họ cũng có thể theo dõi hoạt động công việc bên trong tổ chức một cách thông minh và chính xác hơn. Tài nguyên này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chủ đề Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
2. Các chức năng của phần mềm ERP
Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm:
- Quản lý mua hàng: Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; quản lý và theo dõi đơn hàng/hợp đồng mua; theo dõi công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.
- Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng bán trên phần mềm; quản lý và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; theo dõi công nợ các nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng.
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập, xuất, tồn kho; quản lý kho theo nhiều tiêu chí (lô, hạn sử dụng, vị trí…) và lập báo cáo tồn kho.
- Quản lý kế toán, tài chính và kinh tế: Bao gồm các chức năng kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế toán kho hàng, vật tư, kế toán tài sản, CCDC, kế toán giá thành, kế toán thuế, tiền lương và kế toán tổng hợp. Các phần mềm kế toán trong ERP và thông thường đều giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tài chính và các công việc liên quan.
- Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch nguyên vật liệu.
3. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai giải pháp ERP?
- Thay đổi quy mô hoạt động: Doanh nghiệp đang phát triển và dự định mở rộng quy mô kinh doanh.
- Sự phân tán trong công tác quản lý: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau đồng thời, tuy nhiên các phần mềm không liên kết với nhau.
- Khó khăn trong quản lý: Doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý để giám sát và tối ưu hóa quy trình vận hành.
- Nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời hoặc không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
- Cập nhật xu hướng mới: Doanh nghiệp cần theo kịp xu hướng mới nhất để cải tiến và nâng cao hiệu suất hoạt động.
- Tăng cường năng suất làm việc: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý số liệu thủ công, đặc biệt là khi có quá nhiều dữ liệu, dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót.
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm ERP
4.1 Quản lý toàn diện trên một phần mềm
Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm thông tin, giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý thông tin và vận hành hàng ngày. Thay vì chờ đợi báo cáo, lãnh đạo có thể nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp ngay lập tức vì dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (real time), giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
4.2 Nâng cao hiệu quả trong quản lý tồn kho
Các phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, từ đó giảm thiểu sự cố hụt hàng và giảm chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho.
4.3 Đẩy mạnh hiệu suất công việc
Triển khai ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình nghiệp vụ thủ công (Business Process) lặp đi lặp lại bằng cách thay thế bằng các quy trình tự động hóa. Nhờ đó, giảm tải được công việc cho sức lao động trong doanh nghiệp, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, đóng góp vào việc tăng doanh thu của doanh nghiệp.
4.5 Cải thiện sự cộng tác bằng giải pháp ERP
Để phát triển mạnh mẽ, một doanh nghiệp cần kết nối các thành viên và tạo ra môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc làm việc cộng tác, giao tiếp và chia sẻ. Phần mềm ERP hỗ trợ việc này bằng cách xây dựng một hệ thống giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng cường hiệu suất và đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp.
4.6 Công tác kế toán chính xác hơn
Việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ dẫn đến việc kế toán thường phải thủ công nhập liệu từ các bộ phận khác vào phần mềm, điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán. Điều này đòi hỏi kế toán phải dành nhiều thời gian để sửa lỗi và kiểm tra lại thông tin. Tuy nhiên, với phần mềm ERP, kế toán có thể tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu bởi vì nguồn dữ liệu minh bạch, trực quan được thể hiện ngay trên hệ thống.
4.7 Đưa ra quyết định quản trị nhanh hơn nhờ báo cáo phân tích chuyên sâu
Theo nghiên cứu của Aberdeen Group, việc triển khai phần mềm ERP giúp doanh nghiệp rút ngắn đến 36% thời gian đưa ra quyết định. Hệ thống ERP cung cấp các báo cáo liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp như nhân sự, hành chính, kế toán, sản xuất và kinh doanh.
Việc tổ chức và hiển thị thông tin trên hệ thống ERP được thực hiện khoa học và minh bạch, giúp những báo cáo trực quan được thể hiện bằng Dashboard, giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra những chiến lược và quyết định phù hợp trong tương lai. Đây là lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho các nhà lãnh đạo để quản lý và định hướng phát triển doanh nghiệp.
5. Hạn chế của phần mềm ERP
5.1 Chi phí đầu tư lớn
Triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư đáng kể đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho từng người dùng, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí cho phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động, đều là những khoản chi phí cần phải đầu tư.
5.2 Thời gian triển khai dài
Một phần mềm ERP được tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp sẽ cần nhiều thời gian, công sức. Có thể mất đến 6 tháng đến 1 năm để triển khai dự án ERP thành công.
6. Phân loại hệ thống ERP hiện nay
6.1 Hệ thống ERP nước ngoài
Các phần mềm ERP nổi tiếng thế giới đã được đưa vào Việt Nam thông qua sự hợp tác và tư vấn của các đối tác Việt Nam. Tuy nhiên, việc triển khai các phần mềm này vẫn đối mặt với nhiều thách thức và giới hạn khi sử dụng tại thị trường Việt Nam. Các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về những vấn đề này để có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu quản lý của mình.
Ưu điểm
- Phần mềm ERP được cung cấp bởi những đơn vị công nghệ nhiều năm kinh nghiệm và ứng dụng thành công tại nhiều tập đoàn lớn trên thế giới.
- Có quy trình chuẩn quốc tế, người sử dụng hoàn toàn tuân thủ và thực hiện công việc theo quy trình đã có trên hệ thống.
Nhược điểm
- Việc kết nối và tương thích với hệ thống kế toán của Việt Nam là một thách thức lớn đối với phần mềm ERP nước ngoài. Phần mềm ERP thường tập trung vào phân hệ Kế toán – Tài chính và dữ liệu. Tuy nhiên, các giải pháp ERP nước ngoài thường tuân theo quy định kế toán của nước ngoài, không phù hợp với chế độ kế toán thuế, kết chuyển, phân bổ chi phí của Việt Nam. Vì vậy, để sử dụng phần mềm ERP, nhiều doanh nghiệp phải mua thêm phần mềm kế toán khác để thực hiện báo cáo theo quy định của Việt Nam, làm mất đi tính vẹn toàn, kiểm soát và hoàn chỉnh của hệ thống ERP.
- Chi phí triển khai giải pháp ERP nước ngoài rất đắt đỏ và không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực tài chính để đầu tư. Bên cạnh chi phí triển khai, doanh nghiệp còn phải chi thêm cho dịch vụ đi kèm như tư vấn, tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình chuẩn, bảo trì, sửa đổi và thêm user mới. Điều này gây áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp.
- Đối với phần mềm ERP nước ngoài, khả năng tùy biến và mở rộng thường gặp nhiều khó khăn. Hệ thống core ban đầu được xây dựng theo quy trình chuẩn mang tính quốc tế và không phù hợp với một số doanh nghiệp Việt. Vì vậy, để sử dụng được phần mềm ERP, doanh nghiệp phải tái cấu trúc, có đội kỹ thuật hệ thống và thay đổi quy trình vận hành, làm tăng chi phí và thời gian triển khai.
6.2 Hệ thống ERP Việt Nam
Phần mềm ERP nội có ưu điểm là tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước và có khả năng tùy biến các chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Mỗi phần mềm có những ưu điểm riêng, do đó, việc so sánh các phần mềm ERP luôn được quan tâm.
Tuy nhiên, điểm chung của các phần mềm này là:
Ưu điểm
- Hệ thống biểu mẫu báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Khả năng tùy biến cao, đáp ứng được mọi yêu cầu quản trị tổng thể và bài toán đa ngành nghề;…
- Chi phí triển khai thấp hơn so với hệ thống ERP ngoại.
Nhược điểm
Một số cải tiến cần được thực hiện để cải thiện tính chuẩn hóa: Phần mềm ERP Việt còn chưa đạt được sự liên kết với quy trình vận hành tại doanh nghiệp, trong bối cảnh quy trình này chưa được chuẩn hóa đầy đủ. Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng khi triển khai, và dẫn đến tần suất chỉnh sửa hệ thống cao hơn so với các phần mềm nước ngoài.
Sự khác biệt giữa phần mềm ERP Việt và phần mềm kế toán cũng vẫn còn rõ nét: Nhiều phần mềm ERP Việt vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu quản trị trên quy mô tổng thể doanh nghiệp, và khả năng tùy biến của chúng cũng còn hạn chế. Thực tế, nhiều hệ thống ERP Việt chỉ là sự phát triển mở rộng thêm một số tính năng so với phần mềm kế toán. Do đó, việc lựa chọn một đơn vị uy tín để triển khai giải pháp ERP là rất quan trọng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống.
7. Cách chọn đúng giải pháp ERP
Nếu bạn đang cân nhắc tìm giải pháp ERP đầu tiên cho tổ chức hoặc muốn nâng cấp từ hệ thống hiện tại, thì việc đánh giá, lựa chọn và triển khai sẽ là quyết định chiến lược dài hạn quan trọng cho tổ chức của bạn.
Để giúp bạn về quy trình này, dưới đây là 8 bước đơn giản để chọn hệ thống ERP thành công:
Bước 1: Tập trung các thành viên lãnh đạo và trao đổi sơ bộ về ERP để đánh giá. Đảm bảo mọi người hiểu rõ cách bạn đánh giá nhà cung cấp.
Bước 2: Xem xét nghiêm túc tại doanh nghiệp và hoạt động của bạn để tạo bản đánh giá. Xác định lĩnh vực nào hoạt động tốt, thách thức bạn đang gặp phải và những gì bạn cần thay đổi hoặc cải tiến.
Bước 3: Phát triển một tiêu chuẩn để sử dụng khi đánh giá nhà cung cấp. Tiêu chuẩn có thể bao gồm các tính năng, giá, nền tảng và mọi thứ mà nhóm của bạn cho rằng quan trọng khi đánh giá.
Bước 4: Lên lịch tư vấn với đại diện bán hàng và chuyên gia sản phẩm tại nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu ấn tượng đầu tiên về từng công ty và ghi lại những khác biệt giữa các nhà cung cấp.
Bước 5: Thu hẹp danh sách xuống còn 2-3 ứng viên mà bạn muốn tiếp tục.
Bước 6: Liên hệ với nhà cung cấp trên danh sách rút gọn và lên lịch cuộc gọi tiếp theo để tìm hiểu thêm về cách sản phẩm của họ có thể giúp doanh nghiệp của bạn.
Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi cụ thể mà bạn muốn mỗi nhà cung cấp giải quyết trong cuộc gọi tiếp theo để xác định quan ngại của bạn.
Bước 8: Trao đổi với các công ty khác đã triển khai hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà bạn đang xem xét. Tìm hiểu những gì họ thích, những gì họ không thích, những gì họ không mong muốn, nếu họ đề xuất nhà cung cấp mà bạn đang đặt câu hỏi, v.v. Thu thập nhiều thông tin nhất có thể từ họ để bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng. Sau khi bạn đã chọn nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp và nhu cầu của mình, hãy dành thời gian tìm hiểu toàn bộ dự án, từ khi bắt đầu đến kết thúc
Bài viết liên quan:
