1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS - Warehouse Management System) là phần mềm giám sát mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng, theo dõi và điều hành các hoạt động của kho từ quá trình nhập kho đến xuất kho.Khác với phân hệ kho trong phần mềm ERP chỉ ghi số lượng tồn theo mã hàng, WMS quản lý tới từng vị trí kệ, từng pallet, từng thùng và điều phối công việc của nhân viên kho. Hệ thống đưa ra hướng dẫn cho quy trình nhận hàng và cất hàng, tối ưu thứ tự lấy hàng và đóng gói, tự động bổ sung tồn ở vị trí lấy hàng để kho vận hành ổn định với chi phí thấp. WMS là lõi phần mềm của nhà kho thông minh: mọi thiết bị tự động như băng tải, kệ tự động, robot lấy hàng đều nhận lệnh và trả trạng thái về WMS.
2. Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS
Một hệ thống WMS đầy đủ bao phủ tám nhóm chức năng theo dòng chảy hàng hoá trong kho. Bảng dưới tóm tắt từng nhóm và dữ liệu đầu vào chính.| Nhóm chức năng | Việc WMS làm | Dữ liệu đầu vào |
|---|---|---|
| Nhận hàng | Lên lịch nhận, đối chiếu phiếu, in tem pallet và thùng | ASN, đơn mua, quét mã vạch tại cửa nhận |
| Kiểm tra chất lượng | Lấy mẫu theo tiêu chí, ghi kết quả, chấm điểm nhà cung cấp | Tiêu chí kiểm mẫu, thông số sản phẩm |
| Cất hàng | Chỉ định vị trí kệ theo loại lưu trữ, thể tích, khối lượng | Sơ đồ kho, kích thước hàng |
| Bổ sung tồn | Chuyển hàng từ kho lớn xuống vị trí lấy hàng trước khi thiếu | Mức tồn tối thiểu, tốc độ bán |
| Sắp xếp vị trí | Đặt hàng bán chạy gần cửa xuất, đề xuất đổi kích thước ô kệ | Báo cáo tốc độ bán, kích thước, trọng lượng |
| Sản xuất, lắp ráp | Quản lý lệnh làm việc, bộ kit, BOM, tồn bán thành phẩm | BOM, lệnh sản xuất |
| Lấy hàng | Chọn phương pháp lấy hàng, hướng dẫn nhân viên qua thiết bị cầm tay | Đơn hàng, vị trí tồn |
| Quản lý tồn kho | Theo dõi vị trí, số lô, hạn dùng, giao dịch nhập xuất điều chỉnh | Mọi giao dịch trong kho |
2.1. Nhận hàng (Receiving)
Chức năng nhận hàng của hệ thống quản lý kho gồm:- Nhận thông báo giao hàng trước (ASN) và giao dịch EDI từ nhà cung cấp để lên lịch cửa nhận hàng và bố trí nhân sự.
- Ghi nhận hàng hư hỏng, thiếu hụt để khiếu nại nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển.
- Tạo và in tem mã vạch cho pallet, thùng carton ngay tại cửa nhận.
- Xác định vị trí chuyển tiếp và vị trí lưu trữ số lượng lớn khi hàng về, cập nhật số lượng khả dụng.
- Hỗ trợ nhận hàng có giấy hoặc không giấy qua thiết bị cầm tay.
- Đánh dấu sản phẩm cần xử lý đặc biệt như dán nhãn lại, kiểm tra nhiệt độ trước khi cất.
- Cross-docking: chuyển thẳng từ cửa nhận sang cửa xuất mà không qua cất hàng để giảm thời gian và chi phí.
- Báo cáo tình trạng các lô hàng đến cho bộ phận kho và bán hàng để xử lý sớm chênh lệch.
2.2. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA)
- Lưu tiêu chí kiểm tra mẫu theo nhà cung cấp, sản phẩm hoặc SKU.
- Lưu thông số kỹ thuật sản phẩm để đối chiếu khi kiểm tra.
- Theo dõi chương trình tuân thủ của nhà cung cấp và lập thẻ điểm về giao hàng đúng hạn, lỗi giao nhận.
- Báo cáo lô hàng có vấn đề cho bộ phận kho và bán hàng để giải quyết.
2.3. Cất hàng (Put Away)
Sau khi nhận, hàng được chuyển đến vị trí lưu trữ hoặc thẳng tới trạm đóng gói nếu có đơn chờ. Hệ thống quản lý kho hàng WMS chỉ định vị trí kệ dựa trên loại lưu trữ, thể tích, khối lượng và đặc tính hàng (nhiệt độ, hoá chất, hạn dùng), rồi hướng dẫn nhân viên qua thiết bị cầm tay để loại bỏ các bước di chuyển không cần thiết.
2.4. Bổ sung tồn kho
WMS tự động tạo lệnh chuyển hàng từ khu lưu trữ số lượng lớn xuống vị trí lấy hàng trước khi đợt đơn hàng tiếp theo được đẩy xuống sàn, nhờ đó nhân viên lấy hàng không phải chờ hoặc quay lại kho lớn. Dữ liệu tốc độ bán của từng mặt hàng được dùng để tính kích thước ô lấy hàng phù hợp, giảm số lần bổ sung.
2.5. Smart Slotting
Smart slotting (sắp xếp vị trí thông minh) là chức năng gán vị trí cho từng SKU dựa trên tốc độ bán, kích thước, trọng lượng và nhóm hàng. Hàng bán chạy được đặt gần lối đi chính và cửa xuất, hàng cùng đơn được đặt gần nhau để rút ngắn quãng đường của nhân viên lấy hàng. Báo cáo tốc độ bán cho phép định kỳ sắp xếp lại kho: chuyển mặt hàng bán nhanh tới vị trí thuận tiện, đề xuất đổi kích thước ô kệ và giảm số lần bổ sung tồn.
2.6. Sản xuất / lắp ráp
Nhiều hệ thống WMS có chức năng cho kho nguyên liệu và kho thành phẩm của nhà máy: quản lý lệnh làm việc, bộ kit, kiểm soát nhân công và chi phí lắp ráp, theo dõi tồn ở mức linh kiện, bán thành phẩm và thành phẩm. WMS đọc BOM một cấp hoặc nhiều cấp để xuất đúng linh kiện cho từng lệnh sản xuất.2.7. Chọn hàng (Picking)
Lấy hàng là công đoạn tốn nhân công nhất trong kho, nên hệ thống quản lý kho hàng cung cấp nhiều phương pháp để chọn theo đặc điểm đơn hàng: lấy theo đơn, lấy theo lô, lấy theo vùng, lấy theo đợt, lấy vào thùng hoặc giỏ, hướng dẫn bằng thiết bị cầm tay, bằng giọng nói, bằng đèn, dùng băng tải, kệ tự động ASRS hoặc robot công nghiệp. WMS cũng áp dụng nguyên tắc xuất kho FIFO, LIFO hoặc theo số lô và hạn dùng. Chi tiết từng phương pháp được trình bày trong bài order picking là gì.2.8. Quản lý tồn kho
WMS theo dõi vị trí và trạng thái của hàng tồn trong toàn bộ quá trình vận hành, tại nhiều kho, trung tâm phân phối và cửa hàng. Hệ thống kiểm soát tồn bộ kit, tồn sản xuất dở dang và thành phẩm, ghi nhận mọi giao dịch bán, trả, điều chỉnh theo sản phẩm hoặc theo lô để số liệu tồn luôn khớp với thực tế trên kệ.
3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS
3.1 Giảm chi phí vận hành
Kho là bộ phận tốn nhiều thời gian và nhân sự để quản lý, đồng thời là cầu nối giữa kế toán, bán hàng và sản xuất. Áp dụng phần mềm quản lý kho hàng WMS giúp giảm chi phí kho bãi, nhân sự và chi phí do hư hỏng, thất thoát hàng hoá. Các quy trình thủ công được thay bằng hướng dẫn trên thiết bị cầm tay, nên cùng một khối lượng công việc cần ít người hơn.
3.2 Cập nhật tồn kho real time
Sau khi triển khai WMS, báo cáo tồn kho được tổng hợp theo thời gian thực. Bộ phận kho và kinh doanh theo dõi cùng một số liệu để điều chỉnh kế hoạch bán hàng và mua hàng kịp thời, tránh nhập quá nhiều gây tồn đọng hoặc nhập quá ít gây thiếu hàng.
3.3 Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu
Hệ thống quản lý kho hàng WMS cảnh báo khi mặt hàng chạm mức tồn tối thiểu để bộ phận mua hàng lên kế hoạch nhập mới, duy trì lượng tồn ổn định mà không phải giữ tồn an toàn quá lớn.3.4 Tăng năng suất lao động
WMS phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên và cắt giảm thao tác thủ công. Nhân viên quét mã sản phẩm để hệ thống tự ghi nhận và cập nhật dữ liệu, hạn chế nhầm lẫn khi nhập liệu bằng tay. Quản lý kho theo dõi được năng suất của từng người và từng ca.
3.5 Cải thiện bảo mật
WMS phân quyền theo vai trò cho từng nhân viên, ngăn truy cập trái phép vào dữ liệu giá vốn, nhà cung cấp và khách hàng. Mọi thao tác nhập, xuất, điều chỉnh đều được ghi lại kèm người thực hiện và thời điểm, giúp truy vết khi có sai lệch.4. Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS
4.1 Hệ thống quản lý kho hàng độc lập và tích hợp
Hệ thống quản lý kho hàng độc lập được thiết kế riêng cho bộ phận kho, có đầy đủ chức năng quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho như thông tin sản phẩm, đơn hàng, kiểm kê và tồn kho, nhưng không liên kết sẵn với bán hàng hoặc kế toán.
4.2 Hệ thống quản lý kho hàng tại chỗ và trên đám mây (cloud)
Theo cách triển khai, WMS chia thành WMS tại chỗ (on-premise) cài trên máy chủ của doanh nghiệp và WMS đám mây (cloud) do nhà cung cấp vận hành. Bảng dưới so sánh hai phương án.| Tiêu chí | WMS tại chỗ | WMS đám mây |
|---|---|---|
| Chi phí | Mua giấy phép và máy chủ một lần, thêm phí bảo trì hằng năm | Trả phí định kỳ theo số người dùng hoặc số kho |
| Kiểm soát dữ liệu | Dữ liệu nằm trong hệ thống của doanh nghiệp | Dữ liệu lưu trên máy chủ nhà cung cấp |
| Tuỳ chỉnh quy trình | Tuỳ chỉnh sâu, phù hợp quy trình phức tạp | Tuỳ chỉnh trong phạm vi nhà cung cấp cho phép |
| Nhân sự CNTT | Cần đội nội bộ vận hành máy chủ và phần mềm | Nhà cung cấp bảo trì, cập nhật |
| Mở rộng | Mở rộng phải đầu tư thêm phần cứng | Tăng giảm quy mô theo nhu cầu |
| Truy cập | Trong mạng nội bộ hoặc qua VPN | Trực tuyến mọi nơi có Internet |
| Phù hợp | Doanh nghiệp lớn, quy trình đặc thù | Doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhiều kho phân tán |
4.3 Giải pháp quản lý kho hàng WMS tại chỗ
WMS tại chỗ là phần mềm mua một lần, cài trên máy chủ của doanh nghiệp; doanh nghiệp tự vận hành và bảo trì phần cứng lẫn phần mềm. Phương án này cho quyền kiểm soát toàn diện từ thiết kế đến phát triển tính năng, không phát sinh phí thuê bao, nhưng đòi hỏi chi phí trả trước lớn, khó tăng giảm quy mô và cần đội CNTT nội bộ. Bảo mật phụ thuộc vào năng lực vận hành máy chủ của doanh nghiệp.4.4 Hệ thống quản lý kho hàng WMS đám mây
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn WMS đám mây vì chi phí đầu tư ban đầu thấp, trả phí theo mức sử dụng và không phải tự bảo trì máy chủ. Nhà cung cấp cập nhật phần mềm tập trung, người dùng truy cập trực tuyến từ mọi kho. Nhược điểm là khả năng tuỳ chỉnh giới hạn, nên doanh nghiệp có quy trình kho phức tạp cần đánh giá kỹ trước khi chọn.
5. Các thành phần trong hệ thống quản lý kho hàng WMS
Một giải pháp WMS hoàn chỉnh gồm ba nhóm thành phần:- Phần mềm WMS: lõi quản lý với các chức năng nêu trên, có giao diện lập trình để tích hợp ERP, phần mềm vận tải và sàn thương mại điện tử.
- Hạ tầng kết nối: mạng Wi-Fi công nghiệp phủ toàn kho, thiết bị IoT và máy tính công nghiệp thu thập dữ liệu từ băng tải, cân, cửa nhận hàng theo thời gian thực.
- Thiết bị đầu cuối: thiết bị cầm tay quét mã vạch QR, đầu đọc RFID, máy in tem mã vạch, máy tính bảng gắn xe nâng và màn hình tại trạm đóng gói để nhân viên nhận lệnh và xác nhận công việc.