Việc quản lý kho hàng với nhiều mặt hàng cũng đóng vai trò rất quan trọng giúp tạo nên một chiến lược kinh doanh tốt, giúp đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Hệ thống WMS chính là công cụ cung cấp thực hiện được việc này. Cùng tìm hiểu về hệ thống quản lý kho hàng WMS qua bài viết sau.
1. Hệ thống quản lý kho WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse Management System) là một phần mềm giúp giám sát mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Nó có khả năng theo dõi và quản lý các hoạt động của kho từ quá trình nhập kho đến xuất kho.
Hệ thống WMS cũng cung cấp hướng dẫn cho các quy trình nhận và đặt hàng, tối ưu hóa việc chọn và vận chuyển đơn đặt hàng, bổ sung và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động kho hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
2. Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS
2.1. Nhận hàng (Receiving)
Các chức năng của hệ thống quản lý kho bao gồm:
- Cung cấp các chức năng kho như thông báo vận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI để nhà vận chuyển có thể lên lịch hẹn và tốt hơn cho việc nhận và đưa hàng.
- Ghi lại các yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất.
- Tạo số mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton để thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa.
- Xác định các vị trí chuyển tiếp và số lượng lớn khi sản phẩm được nhận và số lượng có sẵn để quản lý hàng tồn kho.
- Tùy chọn cho cả nhận giấy và không giấy để quản lý thông tin một cách thuận tiện và hiệu quả.
- Khả năng xác định chế biến đặc biệt của sản phẩm trước khi đưa đi để đảm bảo sản phẩm được vận chuyển đúng cách.
- Cross-docking từ nhận đến đóng gói mà không trải qua quá trình đưa đi để giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.
- Báo cáo tình trạng của các biên lai đến cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
2.2. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA)
- Khả năng lưu trữ các tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp / sản phẩm / SKU;
- Khả năng lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA;
- Hỗ trợ cho các chương trình tuân thủ của nhà cung cấp và báo cáo cho nhà cung cấp Thẻ điểm số của các nhà cung cấp về các số liệu chính, giao hàng đúng hạn, lỗi trong giao hàng và nhận, v.v.;
- Báo cáo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết;
2.3. Cất hàng (Put Away)
Sau khi hàng tồn kho được nhận, sản phẩm cần được chuyển đến các trạm đóng gói hoặc vận chuyển để xử lý lại đơn đặt hàng hoặc giao hàng. Hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ cho việc này bằng cách xác định các vị trí thùng/khe, loại lưu trữ, dung tích khối, và các đặc điểm khối lượng cần thiết để giúp loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết.
2.4. Bổ sung tồn kho
Hệ thống quản lý kho WMS tự động bổ sung lưu trữ chọn chính hoặc chuyển tiếp từ số lượng lớn trước khi làn sóng đơn đặt hàng tiếp theo được gửi lên sàn để chọn, giúp loại bỏ chi phí đặt hàng trở lại kho và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, thông tin về tốc độ bán hàng được lưu trữ trong WMS sẽ giúp lập kế hoạch kích thước lưu trữ chọn chuyển tiếp tiếp theo cho mỗi mặt hàng, giảm thiểu số lượng nhiệm vụ bổ sung cần thực hiện.
2.5. Smart Slotting
Hệ thống quản lý kho có khả năng hỗ trợ trong việc phân phối sản phẩm. Quá trình chỉ định SKU chọn địa điểm dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như tốc độ bán hàng, kích thước, trọng lượng và danh mục, trong số những thứ khác.
Chức năng khía giúp cải thiện năng suất bằng cách giảm thời gian di chuyển của người chọn và đề nghị thay đổi kích thước thùng / khe và yêu cầu ít bổ sung hơn. Báo cáo vận tốc cho phép nhân viên sắp xếp lại các vị trí chính để có thêm không gian và / hoặc di chuyển các mặt hàng bán nhanh đến các vị trí thùng / khe cắm nóng.
2.6. Sản xuất / lắp ráp
Một loạt các hệ thống quản lý kho cung cấp các chức năng khác nhau bao gồm đơn đặt hàng công việc, Kits, kiểm soát lắp ráp lao động và chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho ở thành phần và mức độ hoàn thành tốt, bộ trong một bộ. Các chức năng khác thường có sẵn là hóa đơn vật liệu một cấp (BOM) hoặc BOM đa cấp và quản lý việc chỉ định kho thành phần thông qua quy trình đặt hàng công việc.
2.7. Chọn hàng (Picking)
Một hệ thống quản lý kho (WMS) cung cấp nhiều lựa chọn cho việc chọn hàng, một trong những chi phí lao động chính trong kho. Các tùy chọn bao gồm hệ thống chọn giấy hoặc không giấy, hướng dẫn RF, chọn để liệt kê, chọn vào hộp hoặc tote, chọn và vượt qua, chọn vùng, chọn lô và sóng, chọn cụm, chọn vào giỏ hàng, chọn nhãn và xác nhận, chọn theo trường hợp, chọn pallet, số lượng lớn, băng chuyền, ASRS, robot, chọn hoàn hảo, chọn có hướng dẫn, chọn hàng bằng giọng nói, RFID, FIFO, LIFO, số lô và ngày, vv.
2.8. Quản lý tồn kho
Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp cho công ty khả năng theo dõi vị trí và việc sử dụng hàng tồn kho trong suốt quá trình vận hành kho, tại nhiều địa điểm kho, trong nhiều trung tâm phân phối và cửa hàng. Các lợi ích cũng bao gồm kiểm soát kiting, sản xuất và WIP, cũng như theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.
Chức năng của WMS cũng bao gồm quản lý không gian kho hiệu quả hơn và giúp duy trì kiểm soát vị trí kho chặt chẽ hơn. Bằng cách theo dõi tất cả các vị trí thùng/kho và sản phẩm đã được lưu trữ, từ khi được nhận về đến khi được vận chuyển đi, hệ thống giám sát tình trạng các giao dịch như bán hàng, trả hàng, điều chỉnh hàng hóa, và quản lý theo sản phẩm hoặc theo lô để giúp quản lý kho chính xác hơn.
3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS
3.1 Giảm chi phí vận hành
Kho hàng là một trong những bộ phận mất nhiều thời gian và nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Điều này cũng đồng nghĩa với việc nó còn là cầu nối giữa các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất, v.v. Nhưng khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận hành, bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng và thất thoát hàng hóa. Hệ thống giúp đơn giản hóa quy trình thực hiện thủ công và doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước đây.
3.2 Cập nhật tồn kho real time
Sau khi triển khai hệ thống WMS, các báo cáo tồn kho sẽ được tổng hợp và cập nhật theo thời gian thực. Điều này cho phép bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi dữ liệu và có thể điều chỉnh kế hoạch bán hàng một cách chủ động. Với việc dữ liệu được cập nhật thường xuyên, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hoặc nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung.
3.3 Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu
Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp các cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho được an toàn và tiết kiệm chi phí. Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống sẽ tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới, giúp duy trì sự ổn định trong kho.
3.4 Tăng năng suất lao động
Hệ thống WMS giúp tăng năng suất lao động thông qua việc phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên và cắt giảm các quy trình thủ công. Nhân viên có thể quét mã sản phẩm để hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu, giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.
3.5 Cải thiện bảo mật
WMS còn cải thiện bảo mật thông tin với việc cung cấp các vai trò khác nhau cho từng nhân viên trên hệ thống, ngăn chặn việc truy cập vào các thông tin quan trọng không được phép. Điều này giúp đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu, tránh tình trạng rò rỉ thông tin ra bên ngoài và giữ vững lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
4. Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS
4.1 Hệ thống độc lập và tích hợp
Hệ thống quản lý kho độc lập được thiết kế để phục vụ chủ yếu cho bộ phận kho, do đó thiếu liên kết với các bộ phận khác như bán hàng hoặc kế toán.
Tuy nhiên, nó có những tính năng đặc biệt để quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho, như lưu trữ thông tin sản phẩm, quản lý đơn hàng, kiểm kê hàng hóa và quản lý tồn kho.
Các chức năng này giúp cải thiện hiệu suất và giảm thiểu lỗi trong quá trình quản lý kho. Tuy nhiên, nếu muốn có một bức tranh tổng quan về hoạt động kinh doanh, thì hệ thống quản lý kho độc lập có thể không đáp ứng được nhu cầu đó.
4.2 Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)
4.2.1 Giải pháp WMS tại chỗ
Giải pháp WMS tại chỗ là một phần mềm mua một lần và cài đặt trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tự lưu trữ và bảo trì phần cứng và phần mềm trên hệ thống. Mặc dù cho phép kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, nhưng đây cũng là phương án đòi hỏi chi phí trả trước lớn.
Các ưu điểm của phương án này bao gồm quyền kiểm soát toàn diện từ thiết kế đến phát triển các tính năng, không có chi phí đăng ký và chỉ phải trả chi phí lắp đặt một lần và chi phí bảo trì. Hơn nữa, hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy tính của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phương án này cũng có một số nhược điểm, bao gồm khó khăn trong việc tăng hoặc giảm quy mô, đòi hỏi có đội ngũ nhân sự CNTT nội bộ để bảo trì phần mềm và tính bảo mật dữ liệu không cao.
4.2.2 Hệ thống WMS đám mây
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chọn Cloud WMS vì đây là lựa chọn phù hợp về mặt chi phí đầu tư. Hệ thống WMS dựa trên đám mây thường tính phí theo nhu cầu sử dụng và dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ từ xa. Việc bảo trì và cập nhật phần mềm hoàn toàn do nhà cung cấp xử lý.
Ưu điểm của Cloud WMS bao gồm khả năng tăng hoặc giảm quy mô dễ dàng, trả phí theo nhu cầu sử dụng và bảo mật dữ liệu tốt hơn so với hệ thống WMS tại chỗ. Ngoài ra, Cloud WMS cho phép truy cập hệ thống online, mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, một nhược điểm của Cloud WMS là nó không phù hợp cho các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.
5. Các thành phần trong hệ thống quản lý hàng tồn kho WMS
Trong giải pháp WMS, bạn sẽ bắt gặp những thành phần sau đây:
- Phần mềm WMS: Phần mềm quản lý kho với nhiều tính năng kể trên, đồng thời nó còn là một giải pháp mở rộng, với nhiều chức năng bổ sung được cập nhật thường xuyên như hệ thống ERP.
- IoT: Kết nối doanh nghiệp với các thông tin tại kho bãi theo thời gian thực.
- Thiết bị IoT: Bao gồm máy quét mã vạch QR code, máy đọc RFID nhận diện đối tượng thông tin và máy in mã vạch để phân biệt các lô hàng.
6. Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý kho WMS
6.1 Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng
Điều kiên quyết là các phần mềm quản lý kho WMS cần dễ sử dụng nhất. Hệ thống quản lý kho có tính tự động hoá cao. Tuy nhiên vẫn phải có một giao diện và cách sử dụng dễ dàng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo. Việc thao tác phức tạp có thể làm tăng khả năng gây sai sót trong quá trình vận hành.
6.2 Cân nhắc chi phí vận hành
Vấn đề chi phí là yếu tố được cân nhắc tiếp theo. Liệu phần mềm quản lý kho đó có hay phát sinh lỗi? Chi phí bảo hành hàng năm như thế nào? Có phục vụ được mục tiêu và mô hình của doanh nghiệp hay không? Hiệu suất làm việc khi sử dụng phần mềm WMS có đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp không?… Ngoài ra còn rất nhiều các chi phí có thể phát sinh khác trong quá trình sử dụng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ càng.
6.3 Khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác
Phần mềm quản lý kho cần có độ tương thích với các thiết bị và các phần mềm khác. Khả năng tương thích cao thì doanh nghiệp vừa có thể nắm bắt báo cáo tổng quát một cách nhanh nhất, đồng thời chi phí được tiết kiệm tối đa việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa.
6.4 Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp
Việc vận hành một phần mềm quản lý kho WMS không thể tránh khỏi các vấn đề lỗi có thể phát sinh hoặc những tính năng cần tích hợp thêm để phù hợp nhất với doanh nghiệp. Và đặc biệt cần có sự đào tạo sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho luôn cần có một đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thật tốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc tới yếu tố này để hệ thống quản lý kho WMS khi đưa vào sử dụng có thể vận hành tốt nhất.
