Chuyển đổi số là gì? Định nghĩa, ứng dụng và vai trò của chuyển đổi số

Chuyển đổi số

Được coi như một xu hướng tất yếu trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0, chuyển đổi số có tầm quan trọng cao với các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và với người dân. Vậy chuyển đổi số là gì? Cùng tìm hiểu về chuyển đổi số qua bài viết sau.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) được hiểu là việc áp dụng các tiến bộ công nghệ số vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm đưa lại hiệu suất cao, thúc đẩy phát triển doanh thu và thương hiệu.

Theo Microsoft là một sự đổi mới kinh doanh được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo AIInternet vạn vật IoT, dữ liệu lớn Big data,… cung cấp những cách mới để hiểu, quản lý và chuyển đổi cho các hoạt động kinh doanh của họ. Còn trang Tech Republic đưa ra khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”

chuyen doi so 1
Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là thay đổi cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (như ghi chép trong sổ sách, họp trực tiếp,…) sang vận dụng công nghệ để giảm thiểu sức người. Chuyển đổi số chính là sự thay đổi trong chính tư duy kinh doanh, phương thức điều hành, văn hóa tổ chức.

Ở cấp độ công ty, chuyển đổi số (Digital Transformation) có nghĩa là tích hợp các giải pháp số vào cốt lõi của doanh nghiệp, thay đổi sâu sắc cách hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tạo ra các quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng và văn hóa tổ chức. Nó không chỉ mang tái tạo lại những phương pháp truyền thống mà còn có thể sáng tạo những phương pháp mới để đáp ứng những kỳ vọng thay đổi của thị trường.

2. Lĩnh vực ứng dụng chuyển đổi số

Hiện nay, chuyển đổi số được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống hiện đại. Dưới đây là 4 ví dụ lớn nhất:

2.1 Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước

Một số ví dụ về chuyển đổi số trong Nhà nước như: phát triển Chính phủ điện tử, chính phủ số,… giúp các nhà chức trách dễ dàng quản lý công việc. Đồng thời, giảm thiểu thời gian chờ đợi các thủ tục hành chính cho người dân,…

chuyen doi so 2
Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước

2.2 Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quản lý của mình. Ví dụ: lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, sử dụng các ứng dụng như Google Planner vào quản lý các dự án và nhân sự mà không cần tận mắt theo dõi nhân sự làm việc.

chuyen doi so 3
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

2.3 Chuyển đổi số trong y tế

Bệnh án điện tử là một ví dụ thực tế về chuyển đổi số khi mà các kết quả thăm khám của người bệnh, tiền sử bệnh lý của người bệnh được đưa lên hệ thống. Bác sĩ sẽ chỉ cần vài click chuột là có thể biết được toàn bộ vấn đề sức khỏe của bệnh nhân mà không cần nhìn vào nhiều loại phiếu khám hay các hồ sơ bệnh án nhiều trang.

2.4 Chuyển đổi số trong giáo dục

Nền tảng học trực tuyến VNPT E-learning, cho phép người dạy và người học có thể tổ chức các buổi học trực tuyến dễ dàng. Giáo viên có thể tải các video bài giảng và tài liệu lên hệ thống, học sinh có thể truy cập vào học bất cứ lúc nào mà không cần phải tới lớp học vật lý.

3. Phân biệt chuyển đổi số và số hóa

Do đều có sự liên quan tới các ứng dụng số vào quản lý và phát triển cho các tổ chức, chuyển đổi số và số hóa là 2 khái niệm khiến nhiều người nhầm lẫn. Dưới đây là một số đặc điểm để có thể phân biệt dễ dàng giữa chuyển đổi số và số hóa như sau:

– Số hóa: là quá trình đưa các thông tin lưu trữ ở dạng vật lý như văn bản giấy, đĩa CD, ổ cứng,… lên các hệ thống lưu trữ trên mạng Internet. Nhờ đó, người ta có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu để phục vụ cho công việc hàng ngày hơn.

– Chuyển đổi số: là quá trình thay đổi về tư duy và mô hình kinh doanh truyền thống sang mô hình kỹ thuật số, ứng dụng công nghệ thông tin vào vận hành. Người quản lý cần thay đổi mô hình kinh doanh và vận hành để tối ưu được các lợi ích mà công nghệ mang lại cho doanh nghiệp.

chuyen doi so 5
Phân biệt chuyển đổi số và số hóa

4. Ý nghĩa của chuyển đổi số trong doanh nghiệp và quản lý nhà nước

Chuyển đổi số là rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Nó mang lại cho các tổ chức cơ hội “mở ra nhiều tiềm năng hơn nữa” bằng cách cho phép họ mở rộng quy mô hiệu quả, cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng dễ dàng với chi phí tối ưu hơn. Dưới đây là một số lợi ích mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp:

4.1 Cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu

Chuyển đổi số giúp nhân sự trong doanh nghiệp có quyền truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ. Họ có thể theo dõi tất cả các loại chỉ số, như hiệu quả của quy trình, tỷ lệ chuyển đổi kênh, giá trị lâu dài của khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và nhiều chỉ số khác.

Nó không chỉ cho phép doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu của mình một cách trực quan và dễ dàng truy cập mà còn cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này cho phép các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng hơn.

chuyen doi so 4
Cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu

4.2 Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Chuyển đổi số (Digital Transformation) đã trở thành vấn đề sống còn trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0 phát triển không ngừng. Đó không phải là vấn đề của sự lựa chọn, mà là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh.

Deborah Ancona, giáo sư quản lý tại Viện Công nghệ Massachusetts (MIT) và là người sáng lập Trung tâm Lãnh đạo cho biết: “Sự thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số đang tăng tốc trong một thế giới mà các công ty ngày càng cạnh tranh về sự đổi mới, tốc độ và khả năng thích ứng.

chuyen doi so 8
Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Với tới 93% công ty đồng ý rằng công nghệ số là cần thiết để đạt được mục tiêu chuyển đổi số của họ. Rõ ràng là các doanh nghiệp phải lựa chọn công nghệ phù hợp để đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số của họ và làm hài lòng khách hàng. Các công cụ chuyển đổi số 4.0 được xây dựng để đáp ứng nhu cầu hiện đại của khách hàng và các công ty cần tìm ra giải pháp phù hợp để nâng cao trải nghiệm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong hiện tại và tương lai.

4.3 Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Theo Accenture – công ty tư vấn quản lý chuyên cung cấp dịch vụ chiến lược, tư vấn, kỹ thuật số, công nghệ và hoạt động của Ireland cho biết, 91% khách hàng có nhiều khả năng mua hàng từ các thương hiệu gọi tên họ, biết lịch sử mua hàng và đưa ra các đề xuất sản phẩm dựa trên sở thích của họ. Nói một cách ngắn gọn – khách hàng yêu cầu cá nhân hóa và nó không thể đạt được trên quy mô lớn nếu không sử dụng kỹ thuật số.

chuyen doi so 6
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Công nghệ kỹ thuật số có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về dữ liệu lịch sử của khách hàng, bao gồm các tương tác, sở thích và mức độ tương tác của họ.

Hơn nữa, họ cung cấp các phương tiện để phân tích dữ liệu này nhanh chóng nhằm cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

4.4 Tăng cường liên kết giữa các phòng ban

Chuyển đổi số (Digital Transformation) cho phép nhân sự giữa các bộ phận trong toàn bộ công ty giao tiếp tốt và thường xuyên hơn. Nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động, các phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ tất cả các loại thông tin, tài liệu dễ dàng bất cứ ở đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó giúp cải thiện khả năng cộng tác.

chuyen doi so 7
Tăng cường liên kết giữa các phòng ban

4.5 Nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí

Công nghệ số giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động của mình. Ví dụ, thực tế ảo cho phép nhân viên kiểm tra và xem xét các quy trình hoặc sản phẩm mới mà không cần phải xây dựng chúng trước, vì tất cả được thể hiện trực quan trên hình ảnh kỹ thuật số.

Trong khi đó, vấn đề lưu trữ dữ liệu có thể được giải quyết bằng điện toán đám mây và có thể được quản lý bởi các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này giúp nhân viên của doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án, công việc khác mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn và bớt lo lắng về việc lưu trữ dữ liệu.

Nhìn chung, bằng việc ứng dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ và quy trình mà trước đây được thực hiện theo cách thủ công và rất tốn thời gian, ví dụ: Thu thập dữ liệu khách hàng, quản lý tài chính, quản trị công việc, nhân sự, lập báo cáo,…

5. 6 mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp

Mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp được chia thành các cấp độ cụ thể như sau:

a) Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp hầu như chưa có hoạt động nào hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số;

b) Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp đã có một số hoạt động ở mức độ khởi động việc chuyển đổi số của doanh nghiệp;

chuyen doi so 9
Mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp 1

c) Mức 2 – Bắt đầu: Doanh nghiệp đã nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột và bắt đầu có các hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp trong từng trụ cột của chuyển đổi số. Chuyển đổi số bắt đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng;

d) Mức 3 – Hình thành: Việc chuyển đổi số doanh nghiệp đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành doanh nghiệp số;

đ) Mức 4 – Nâng cao: Chuyển đổi số của doanh nghiệp được nâng cao một bước. Nền tảng số, công nghệ số, dữ liệu số giúp tối ưu nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp đạt chuyển đổi số mức 4 cơ bản trở thành doanh nghiệp số với một số mô thức kinh doanh chính dựa trên nền tảng số và dữ liệu số;

chuyen doi so 10
Mức độ chuyển đổi số doanh nghiệp thứ 4

e) Mức 5 – Dẫn dắt: Chuyển đổi số doanh nghiệp đạt mức độ tiệm cận hoàn thiện, doanh nghiệp thực sự trở thành doanh nghiệp số với hầu hết phương thức kinh doanh, mô hình kinh doanh chủ yếu dựa trên và được dẫn dắt bởi nền tảng số và dữ liệu số. Doanh nghiệp có khả năng dẫn dắt chuyển đổi số, tạo lập hệ sinh thái doanh nghiệp số vệ tinh.

Chuyển đổi số đã trở thành một yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn mở ra những cơ hội mới trong việc tiếp cận thị trường và tương tác với khách hàng. Tuy nhiên, để thành công trong chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng, đầu tư vào công nghệ hiện đại và chú trọng đến việc đào tạo nhân lực. Việc kết hợp hài hòa giữa công nghệ và con người sẽ giúp các doanh nghiệp không chỉ vượt qua những thách thức hiện tại mà còn sẵn sàng đón nhận những cơ hội trong tương lai.