PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một phương pháp quản lý dựa trên chu trình cải tiến liên tục, nhằm tối ưu hóa các quy trình trong sản xuất, vận hành và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ. Vậy cụ thể quy trình PDCA hoạt động ra sao? Đồng thời, vai trò quan trọng của chu trình này trong hệ thống quản lý chất lượng sản xuất là gì? Tìm hiểu qua bài viết sau.
Chu trình PDCA là gì?
Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là kết quả của việc tập hợp các bước liên tục trong hoạt động kinh doanh, bao gồm: Lên kế hoạch (Plan); Thực hiện (Do); Kiểm chứng (Check); và điều chỉnh, cải thiện (Act). Quy trình này được thực hiện một cách liên tục và được gọi là “lặp lại Quy trình PDCA”.
Quy trình này tiếp tục thông qua một chuỗi hành động liên tiếp:
- Lập kế hoạch (Plan): Trong giai đoạn này, mục tiêu, nguồn lực, thời gian và phương pháp để đạt được mục tiêu được xác định chặt chẽ.
- Thực hiện kế hoạch (Do): Chi tiết hóa và triển khai kế hoạch đã được xây dựng.
- Kiểm tra (Check): Kết quả của công việc được so sánh với mục tiêu để đánh giá và kiểm tra.
- Điều chỉnh, cải thiện (Act): Dựa vào đánh giá, các biện pháp điều chỉnh được thực hiện để bắt đầu một chu trình mới với dữ liệu đầu vào mới.
PDCA là một chu trình cải tiến liên tục mà Tiến sĩ Deming đã giới thiệu cho cộng đồng người Nhật vào những năm 1950. Ban đầu, PDCA được đề xuất như là một loạt các bước công việc tuần tự, được thực hiện để duy trì chất lượng hiện tại trong quản trị. Ngày nay, nó đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các hệ thống quản lý, như ISO 9001 và ISO 14001, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo và cải thiện chất lượng quản lý và môi trường.
Cụ thể 4 bước của chu trình PDCA
Đội ngũ bán hàng thường xuyên gặp vấn đề với việc phản hồi chậm, tạo ra nhiều phàn nàn từ phía khách hàng về chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. Để giải quyết tình hình và duy trì mối quan hệ với khách hàng, việc áp dụng chu trình PDCA là lựa chọn hiệu quả.
Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA, yêu cầu việc lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ để định hình rõ hướng cho các bước tiếp theo.
Nếu doanh nghiệp thực hiện lập kế hoạch theo chu trình PDCA một cách chi tiết, sẽ giảm thiểu cần phải điều chỉnh và quản lý các hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Việc lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, nguồn lực, và biện pháp cần thiết trước khi bắt đầu sản xuất. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực trong thời gian dài, đồng thời giảm chi phí quản lý chất lượng và nâng cao sức cạnh tranh.
Bước này thường bao gồm việc thiết lập mục tiêu, mô tả chi tiết nhiệm vụ, thành lập nhóm thực hiện, ghi lại dữ liệu dự kiến, và lập kế hoạch thực hiện để tạo nền tảng cho bước thực hiện sau đó.
Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)
Giai đoạn này là việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra ở bước đầu tiên. Bao gồm việc triển khai các chính sách và hoạt động để đảm bảo chất lượng theo kế hoạch đã đặt ra.
Khi xác định được các điểm cần cải tiến, lên kế hoạch để thực hiện chúng là quan trọng. Bước này yêu cầu trả lời các câu hỏi về điểm cải tiến, thời gian hoàn thành, và các bước để đạt được kế hoạch.
Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)
Giai đoạn này nhằm đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch đã được thực hiện theo đúng như kế hoạch ban đầu.
Trong quá trình thực hiện, kiểm tra, kiểm soát chất lượng là quan trọng. Mục tiêu là phát hiện và ngăn chặn các vấn đề một cách kịp thời.
Bước này đòi hỏi đánh giá hiệu quả của các hoạt động và giải pháp, cũng như phân tích xem chúng có thể cải thiện không.
Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)
Bao gồm sửa lỗi, xác định biện pháp phòng tránh, và lặp lại chu trình PDCA với kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu.
Giai đoạn này nhằm điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự phối hợp của hệ thống quản trị doanh nghiệp, khắc phục thiếu sót, và thực hiện tiêu chuẩn chất lượng.
Cũng giúp sản phẩm đáp ứng nhanh chóng với thay đổi, giảm khoảng cách giữa mong đợi của khách hàng và chất lượng thực tế.
Ví dụ về chu trình PDCA
Ví dụ ứng dụng chu trình PDCA vào công việc thực tế của doanh nghiệp
Plan
Trong bước này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch tổ chức dự án chăm sóc và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Các vấn đề quan trọng cần được xem xét bao gồm mục tiêu cụ thể, nguồn lực cần sử dụng, khả năng đáp ứng của công ty, và biện pháp để khắc phục sự cố có thể xảy ra. Tiêu chí đánh giá kế hoạch cũng cần được xác định.
Do
Trong bước Thực hiện, doanh nghiệp triển khai kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Việc này có thể bao gồm triển khai chính sách và hoạt động để đảm bảo chất lượng theo kế hoạch.
Check
Giai đoạn “Kiểm tra” đánh giá quy trình dự án thông qua các tiêu chí như số lượng khách hàng đã chăm sóc, tỷ lệ khiếu nại, lượng khiếu nại đã xử lý và đánh giá từ khách hàng sau khi dự án hoàn thành. Việc này giúp đánh giá hiệu suất và phát hiện sự cố kịp thời.
Act
Giai đoạn “Thực hiện điều chỉnh” đòi hỏi doanh nghiệp xem xét kết quả so với mục tiêu ban đầu và lên kế hoạch cải tiến. Các điểm còn thiếu sót sẽ được cải thiện và áp dụng vào các dự án sau này.
Ví dụ thực tế áp dụng PDCA
Nike
Nike đã áp dụng PDCA để cải thiện quy trình sản xuất. Quy trình này đã giúp Nike tăng hiệu suất và loại bỏ các chi phí lãng phí trong sản xuất không cần thiết. Sự kết hợp giữa quản trị tinh gọn và PDCA đã đưa Nike tăng trưởng vượt bậc, đạt 200 tỷ đô vào năm 2021.
Mayo Clinic
Bệnh viện Mayo Clinic sử dụng PDCA và Kaizen để tinh chỉnh các phương pháp điều trị và giảm thời gian chờ đợi. Kết quả là thời gian thăm khám và xét nghiệm giảm từ 7,3 giờ xuống còn 3 giờ, cùng với giảm 31% tổng lượng hàng tồn kho và vật dụng y tế.
Ý nghĩa của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp
Chu trình PDCA mang lại sự phân biệt cho một công ty so với đối thủ cạnh tranh, đặc biệt quan trọng trong thế giới kinh doanh ngày nay, nơi mà các doanh nghiệp đều đang nỗ lực tối đa hóa hiệu quả quy trình sản xuất. Việc này không chỉ giúp giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Nhiều nhà quản lý đang sử dụng chu trình PDCA để hướng dẫn tổ chức của họ, vì nó bao gồm các nguyên lý cơ bản của việc hoạch định chiến lược. Việc áp dụng chu trình PDCA trong làm việc nhóm không chỉ mang lại hiệu suất cao mà còn giúp nâng cao năng suất làm việc của các thành viên.
Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng
Plan – Thiết lập kế hoạch
PDCA là một chu trình quản lý liên tục. Khi tích hợp PDCA vào Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS), đảm bảo rằng việc lập kế hoạch và thực hiện diễn ra đều đặn với chu kỳ ít nhất là một lần mỗi năm. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch luôn được cập nhật và thích hợp với tình hình thực tế của công ty tại mỗi thời điểm. Trong quá trình chứng nhận ISO 9001, lập kế hoạch cho QMS dựa trên các điều khoản chính sau:
- Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức.
- Điều khoản 5: Sự lãnh đạo.
- Điều khoản 6: Hoạch định.
- Điều khoản 7: Hỗ trợ.
Do – Thực hiện kế hoạch
Giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch, nơi doanh nghiệp chuyển mục tiêu từ lý thuyết sang thực tế thông qua quy trình đã được xây dựng trước đó. Điều này liên quan đến một phần của các điều khoản 7.2 về Năng lực và Điều khoản 8 về Thực hiện.
- Điều khoản 7.2: Năng lực.
- Điều khoản 8: Thực hiện.
Check – Kiểm tra, đánh giá và thực hiện
Khi dữ liệu được thu thập, tổng hợp từ các bước và kế hoạch được chuyển đổi thành hành động thực tế, công ty cần thực hiện kiểm tra, đánh giá và đánh giá định kỳ. Trong tiêu chuẩn ISO 9001, Điều khoản 9 đề cập đến nội dung của hoạt động “Check”.
Theo dõi, đo lường và đánh giá sự hài lòng của khách hàng và dữ liệu thu thập được.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ.
- Xem xét từ lãnh đạo.
Act – Hành động cải tiến
Sau khi hoàn thành đánh giá, công ty cần xem xét và thực hiện hành động cải tiến để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành QMS và nâng cấp hoặc đổi mới. Hành động cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện qua Điều khoản 10 với các yếu tố như:
- Sự không phù hợp cùng với các hành động khắc phục.
- Cải tiến liên tục.
Tóm lại, chu trình PDCA không chỉ là một phương pháp quản lý mà là một triển khai chiến lược, giúp doanh nghiệp không ngừng cải thiện và thích ứng với sự thay đổi, từ đó đảm bảo sự linh hoạt và thành công trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.
Bài viết liên quan:
