Chu trình PDCA là gì? 4 bước Plan-Do-Check-Act trong sản xuất

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh) là vòng cải tiến liên tục dùng để giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng quy trình trong sản xuất, vận hành và dịch vụ. Mỗi vòng PDCA bắt đầu bằng một kế hoạch có mục tiêu đo được, làm thử, đo kết quả, rồi chuẩn hoá hoặc điều chỉnh để bắt đầu vòng tiếp theo. Bài viết giải thích bốn bước của chu trình PDCA, ví dụ áp dụng tại xưởng, ý nghĩa của PDCA đối với doanh nghiệp, vị trí của PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và thiết bị thu dữ liệu cho bước kiểm tra.

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là chuỗi bốn bước lặp lại liên tục trong hoạt động quản lý: lập kế hoạch (Plan), thực hiện (Do), kiểm tra (Check) và điều chỉnh, cải tiến (Act). Kết thúc bước Act, kết quả và bài học trở thành đầu vào cho bước Plan của vòng kế tiếp, nên PDCA còn được gọi là vòng lặp cải tiến liên tục.

Bốn bước của chu trình nối tiếp nhau như sau:

Lập kế hoạch (Plan): xác định vấn đề, mục tiêu đo được, nguồn lực, thời gian và phương pháp để đạt mục tiêu.
Thực hiện (Do): triển khai kế hoạch, thường ở phạm vi nhỏ trước, và ghi lại dữ liệu trong quá trình làm.
Kiểm tra (Check): so sánh kết quả với mục tiêu, phân tích chênh lệch và nguyên nhân.
Điều chỉnh (Act): chuẩn hoá cách làm mới nếu đạt mục tiêu, hoặc điều chỉnh kế hoạch và bắt đầu vòng mới với dữ liệu đầu vào mới.

Chu trình PDCA là gì - vòng tròn Plan Do Check Act lặp lại liên tục — Chu trình PDCA là gì

PDCA bắt nguồn từ chu trình của Walter Shewhart và được W. Edwards Deming phổ biến tại Nhật Bản từ những năm 1950, vì vậy còn được gọi là vòng tròn Deming. Ban đầu PDCA được đề xuất như một trình tự công việc để duy trì chất lượng trong quản trị. Ngày nay, PDCA là cấu trúc nền của các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001 (chất lượng) và ISO 14001 (môi trường), đồng thời là công cụ cải tiến hằng ngày tại các tổ sản xuất.

Cụ thể 4 bước của chu trình PDCA

Bảng dưới tóm tắt việc cần làm, câu hỏi cần trả lời và đầu ra của từng bước trước khi đi vào chi tiết.

Bước	Việc cần làm	Câu hỏi cần trả lời	Đầu ra
Plan	Xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân, đặt mục tiêu, lập kế hoạch	Vấn đề là gì, do đâu, muốn đạt con số nào, ai làm, khi nào	Kế hoạch có mục tiêu đo được và tiêu chí đánh giá
Do	Thực hiện kế hoạch ở phạm vi thử nghiệm, ghi dữ liệu	Làm đúng kế hoạch chưa, có phát sinh gì	Kết quả thử nghiệm và dữ liệu thu được
Check	So sánh kết quả với mục tiêu, phân tích chênh lệch	Đạt hay chưa, vì sao, có tác dụng phụ không	Báo cáo đánh giá và nguyên nhân
Act	Chuẩn hoá nếu đạt, điều chỉnh nếu chưa, mở rộng phạm vi	Ghi vào quy trình chuẩn nào, vòng sau làm gì	Quy trình mới hoặc kế hoạch cho vòng kế tiếp

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

Đây là bước quan trọng nhất của chu trình PDCA. Kế hoạch càng cụ thể thì các bước sau càng ít phải điều chỉnh. Bước này gồm: mô tả vấn đề bằng dữ liệu hiện trạng, phân tích nguyên nhân gốc (bằng biểu đồ xương cá hoặc phương pháp 5 Why), đặt mục tiêu đo được với thời hạn, chọn giải pháp, phân công người thực hiện và xác định tiêu chí đánh giá ở bước Check. Với doanh nghiệp sản xuất, lập kế hoạch theo PDCA giúp xác định trước mục tiêu, nguồn lực và biện pháp cần thiết, từ đó dùng nguồn lực hợp lý trong dài hạn, giảm chi phí quản lý chất lượng và nâng sức cạnh tranh.

Bước 1 Plan trong chu trình PDCA - lập kế hoạch với mục tiêu đo được — Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch)

Bước Do là triển khai các biện pháp đã chọn ở bước Plan. Nên làm thử ở phạm vi nhỏ, ví dụ một máy, một ca hoặc một tổ, trước khi áp dụng cho cả chuyền, để hạn chế ảnh hưởng nếu giải pháp chưa phù hợp. Trong khi thực hiện, người phụ trách ghi lại dữ liệu và những phát sinh ngoài kế hoạch; đây là đầu vào trực tiếp cho bước Check. Bước này cũng trả lời các câu hỏi: điểm cần cải tiến đã làm chưa, thời hạn có kịp không, có bước nào phải thêm hoặc bớt so với kế hoạch.

Bước 2 Do trong chu trình PDCA - thực hiện kế hoạch ở phạm vi thử nghiệm — Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện)

Bước Check so sánh kết quả thực tế với mục tiêu và tiêu chí đã đặt ở bước Plan. Việc kiểm tra phải dựa trên dữ liệu thu được trong bước Do, không dựa trên cảm nhận. Nội dung đánh giá gồm: mức độ đạt mục tiêu, nguyên nhân của chênh lệch, tác dụng phụ ngoài dự kiến và giải pháp có thể cải thiện thêm không. Kiểm tra trong quá trình thực hiện, chứ không chỉ khi kết thúc, giúp phát hiện và ngăn chặn vấn đề kịp thời.

Bước 3 Check trong chu trình PDCA - so sánh kết quả với mục tiêu bằng dữ liệu — Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

Bước 4: Act (Điều chỉnh và chuẩn hoá)

Nếu kết quả đạt mục tiêu, bước Act chuẩn hoá cách làm mới thành quy trình, hướng dẫn công việc hoặc tiêu chuẩn kiểm tra, đào tạo cho người liên quan và mở rộng phạm vi áp dụng. Nếu chưa đạt, bước Act xác định biện pháp khắc phục và phòng ngừa, rồi quay lại bước Plan với bài học đã rút ra. Bước này bảo đảm hệ thống quản trị vận hành đồng bộ, khắc phục thiếu sót và giữ được kết quả cải tiến; đồng thời giúp sản phẩm đáp ứng nhanh thay đổi, thu hẹp khoảng cách giữa kỳ vọng của khách hàng và chất lượng thực tế.

Bước 4 Act trong chu trình PDCA - chuẩn hoá hoặc điều chỉnh để bắt đầu vòng mới — Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

Ví dụ về chu trình PDCA

Ví dụ áp dụng chu trình PDCA tại một chuyền sản xuất

Giả sử một chuyền lắp ráp có tỷ lệ hàng NG (sản phẩm không đạt) ở công đoạn hàn cao hơn mức cho phép và tổ trưởng được giao giảm tỷ lệ này trong một tháng. Chu trình PDCA được áp dụng như sau:

Bước	Nội dung thực hiện
Plan	Thống kê lỗi theo loại, theo ca, theo máy trong hai tuần gần nhất. Phân tích nguyên nhân bằng biểu đồ xương cá; giả thuyết chính là nhiệt độ mỏ hàn dao động và thao tác chưa thống nhất giữa các ca. Đặt mục tiêu giảm tỷ lệ NG về mức cho phép, tiêu chí đo là số lỗi trên 1.000 sản phẩm, đo hằng ngày.
Do	Hiệu chuẩn nhiệt độ mỏ hàn, ban hành hướng dẫn thao tác có hình ảnh, đào tạo lại công nhân một ca thử nghiệm. Ghi số lỗi từng ngày trên bảng theo dõi tại chuyền.
Check	Sau hai tuần, so số lỗi của ca thử nghiệm với hai ca còn lại và với mục tiêu. Phân tích loại lỗi còn lại để xem giả thuyết nguyên nhân đúng đến đâu.
Act	Nếu đạt: đưa hướng dẫn thao tác và lịch hiệu chuẩn vào quy trình chuẩn, áp dụng cho cả ba ca. Nếu chưa đạt: giữ phần đã có tác dụng, quay lại Plan để xử lý nguyên nhân còn lại, ví dụ chất lượng thiếc hàn.

Cùng cách làm này áp dụng được cho các bài toán khác ở xưởng: giảm thời gian dừng máy, rút ngắn thời gian đổi khuôn, giảm lãng phí vật tư hoặc tăng sản lượng giờ. Bài cải tiến dây chuyền sản xuất trình bày các bước triển khai ở quy mô toàn chuyền.

Ví dụ doanh nghiệp đã áp dụng PDCA

Nike áp dụng PDCA cùng với quản trị tinh gọn (lean) để cải tiến quy trình sản xuất tại các nhà máy đối tác: chuẩn hoá thao tác, giảm lãng phí và nâng năng suất theo từng vòng cải tiến. Mayo Clinic dùng PDCA kết hợp Kaizen để tinh chỉnh quy trình khám và xét nghiệm, rút ngắn thời gian chờ của bệnh nhân và giảm tồn kho vật tư y tế. Toyota xem PDCA là nền của hệ thống sản xuất Toyota, trong đó mọi đề xuất cải tiến của công nhân đều đi qua bốn bước này trước khi trở thành tiêu chuẩn.

Nike áp dụng chu trình PDCA cùng quản trị tinh gọn để cải tiến quy trình sản xuất — Nike áp dụng PDCA cùng quản trị tinh gọn để cải tiến quy trình sản xuất

Ý nghĩa của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Chu trình PDCA tạo sự khác biệt giữa doanh nghiệp cải tiến có hệ thống và doanh nghiệp sửa quy trình theo sự vụ. Trong môi trường mà mọi nhà máy đều tìm cách tối ưu quy trình, PDCA giúp giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận, nâng mức hài lòng của khách hàng và giữ lợi thế cạnh tranh. Cụ thể:

Quyết định dựa trên dữ liệu: mục tiêu đặt bằng số, kết quả đo bằng số, nên tranh luận trong doanh nghiệp chuyển từ ý kiến sang bằng chứng.
Giảm rủi ro khi thay đổi: làm thử ở phạm vi nhỏ trước khi mở rộng, sai sót được phát hiện sớm với chi phí thấp.
Giữ được kết quả cải tiến: bước Act chuẩn hoá cách làm mới, tránh tình trạng cải tiến xong một thời gian lại quay về cũ.
Tạo thói quen cải tiến ở mọi cấp: tổ trưởng và công nhân dùng PDCA cho vấn đề tại chuyền; ban lãnh đạo dùng PDCA cho chiến lược và hệ thống quản lý.
Nâng hiệu quả làm việc nhóm: vai trò, thời hạn và tiêu chí đánh giá rõ ràng từ bước Plan giúp các thành viên phối hợp và đo được đóng góp.

PDCA cũng là khung chung cho các phương pháp cải tiến khác. Kaizen dùng PDCA cho những cải tiến nhỏ, liên tục. Six Sigma dùng chu trình DMAIC, có thể xem là PDCA mở rộng với công cụ thống kê cho dự án lớn. Nhà quản lý nắm vững PDCA sẽ triển khai các phương pháp này thuận lợi hơn.

Ý nghĩa của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp - quyết định bằng dữ liệu, giữ kết quả cải tiến — Ý nghĩa của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sắp xếp các điều khoản yêu cầu theo đúng bốn bước PDCA. Khi tích hợp PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần bảo đảm việc lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và cải tiến diễn ra theo chu kỳ, tối thiểu một lần mỗi năm, để kế hoạch luôn phù hợp với tình hình thực tế. Đây cũng là nền cho hoạt động quản lý chất lượng sản xuất hằng ngày.

Bước PDCA	Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung chính
Plan	4, 5, 6, 7	Bối cảnh tổ chức, sự lãnh đạo, hoạch định, hỗ trợ (nguồn lực, năng lực, thông tin dạng văn bản)
Do	8	Thực hiện: hoạch định vận hành, yêu cầu sản phẩm, kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
Check	9	Đánh giá kết quả: theo dõi, đo lường, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo
Act	10	Cải tiến: xử lý sự không phù hợp, hành động khắc phục, cải tiến liên tục

Plan – Thiết lập kế hoạch

Lập kế hoạch cho QMS dựa trên các điều khoản 4 (bối cảnh của tổ chức), 5 (sự lãnh đạo), 6 (hoạch định) và 7 (hỗ trợ). Doanh nghiệp xác định các bên liên quan, phạm vi hệ thống, rủi ro và cơ hội, mục tiêu chất lượng, rồi bố trí nguồn lực, năng lực và thông tin dạng văn bản cần thiết.

Do – Thực hiện kế hoạch

Điều khoản 8 (thực hiện) và phần 7.2 (năng lực) là nơi kế hoạch được chuyển thành hoạt động thực tế: hoạch định và kiểm soát vận hành, xác định yêu cầu sản phẩm, kiểm soát quá trình cung cấp bên ngoài, sản xuất, nhận biết và truy xuất nguồn gốc, thông qua sản phẩm.

Check – Kiểm tra và đánh giá

Điều khoản 9 (đánh giá kết quả hoạt động) yêu cầu theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá dữ liệu thu được, gồm mức hài lòng của khách hàng; tổ chức đánh giá nội bộ theo lịch; và lãnh đạo xem xét định kỳ để quyết định thay đổi.

Act – Hành động cải tiến

Điều khoản 10 (cải tiến) yêu cầu xử lý sự không phù hợp bằng hành động khắc phục, loại bỏ nguyên nhân để không tái diễn, và cải tiến liên tục tính phù hợp, thoả đáng và hiệu lực của hệ thống. Kết quả bước này là đầu vào cho vòng Plan tiếp theo. Như vậy, chu trình PDCA không chỉ là một phương pháp quản lý mà là cấu trúc để doanh nghiệp liên tục cải thiện và thích ứng với thay đổi, giữ được sự linh hoạt trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.

Chọn thiết bị thu dữ liệu cho bước Check tại xưởng

Bước Check chỉ tin cậy khi dữ liệu được ghi tại chỗ, đúng lúc và đủ chi tiết theo ca, theo máy, theo loại lỗi. Ghi tay vào bảng giấy rồi nhập lại cuối ca làm mất chi tiết và chậm phản hồi. Thiết bị đặt tại chuyền để công nhân ghi nhận lỗi và để đọc số liệu từ máy cần đáp ứng: không quạt, chịu được nhiệt độ và bụi của xưởng; có cổng LAN để đẩy dữ liệu về máy chủ và cổng COM hoặc ngõ vào số để nối máy quét mã vạch, cân, cảm biến đếm; với ngành thực phẩm, dược phẩm, mặt trước phải chịu được rửa và hoá chất. Cho trạm ghi nhận lỗi tại chuyền trong nhà máy thực phẩm, thuỷ sản, dược phẩm, dòng panel PC bảng điều khiển công nghiệp KLD-1061B có mặt trước nhôm chịu lực, vỏ sau thép không gỉ SUS304, không quạt, chống thấm nước, 4 cổng COM, 1 cổng USB, 1 cổng LAN, dải nhiệt độ làm việc -10 đến 60 °C. Cho điểm thu dữ liệu từ nhiều máy hoặc camera kiểm tra lỗi, máy tính công nghiệp không quạt AAEON BOXER-6640 có 2 cổng LAN, 4 cổng USB 3.2 Gen 1, ngõ vào ra số 8 bit, nguồn 9–36 VDC và dải nhiệt độ làm việc -20 đến 55 °C khi có luồng gió 0,5 m/s và dùng linh kiện công nghiệp. Để rà nhanh theo điều kiện lắp đặt thực tế, dùng công cụ chọn máy theo điều kiện lắp đặt.

Câu hỏi thường gặp về chu trình PDCA

PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của Plan-Do-Check-Act: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh. Đây là chu trình cải tiến liên tục do Walter Shewhart đề xuất và W. Edwards Deming phổ biến tại Nhật Bản từ những năm 1950, nên còn gọi là vòng tròn Deming. PDCA được dùng để giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình trong sản xuất, dịch vụ và quản lý chất lượng.

Chu trình PDCA có ý nghĩa là gì?

Chu trình PDCA buộc mọi thay đổi phải đi qua bốn bước: có kế hoạch với mục tiêu đo được, làm thử ở phạm vi nhỏ, kiểm tra bằng số liệu, rồi mới chuẩn hoá hoặc điều chỉnh. Nhờ đó doanh nghiệp tránh sửa quy trình theo cảm tính, giữ được cải tiến đã đạt và tạo thói quen cải tiến liên tục cho từng tổ, từng chuyền.

Mô hình PDCA khác Kaizen và Six Sigma ở điểm nào?

PDCA là khung bốn bước chung cho mọi hoạt động cải tiến. Kaizen là triết lý cải tiến nhỏ, liên tục, do mọi người tham gia, và dùng PDCA làm cách thực hiện. Six Sigma là phương pháp giảm biến động dựa trên thống kê với chu trình DMAIC, có thể xem là PDCA được mở rộng cho dự án lớn, có dữ liệu nhiều. Ba cách tiếp cận bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau.

Chu trình PDCA áp dụng ở đâu trong nhà máy?

PDCA áp dụng ở mọi cấp: tổ sản xuất dùng để giảm lỗi và giảm thời gian dừng máy trên một công đoạn; phòng chất lượng dùng để xử lý sự không phù hợp và khiếu nại; ban lãnh đạo dùng để vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001, trong đó các điều khoản 4–10 được sắp xếp theo đúng bốn bước Plan, Do, Check, Act.

Nguyên tắc khi áp dụng PDCA là gì?

Mục tiêu ở bước Plan phải đo được bằng số. Bước Do làm thử ở phạm vi nhỏ trước khi mở rộng. Bước Check so sánh kết quả với mục tiêu bằng dữ liệu thu tại chỗ, không dựa vào cảm nhận. Bước Act chuẩn hoá cách làm mới thành quy trình nếu đạt, hoặc quay lại Plan với bài học đã rút ra nếu chưa đạt. Chu trình phải được lặp lại, không dừng sau một vòng.

Chu trình PDCA là gì? Cách ứng dụng PDCA vào sản xuất