Order picking là hoạt động lấy hàng hóa từ các giá đỡ trong các nhà kho. Là một trong những hoạt động đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng hiệu quả và năng suất kinh doanh, Order picking là khâu mà mọi doanh nghiệp đều cần tối ưu nếu muốn phát triển và mở rộng. Vậy làm thế nào để nắm bắt và phát triển được một quy trình Order picking? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Order Picking là gì?
Quá trình Order Picking (tạm dịch là lấy hàng/nhặt hàng) là quá trình tìm kiếm, thu thập và lấy hàng hóa từ kho theo danh sách đặt hàng của khách hàng (customer order).
Quá trình này là một trong những giai đoạn đầu tiên để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Tuy nhiên, quy trình lấy hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất tổng thể của chuỗi cung ứng (bao gồm tốc độ xử lý đơn hàng) và quá trình kiểm soát hàng tồn kho, tùy thuộc vào chiến lược lấy hàng của mỗi doanh nghiệp.
2. Mục tiêu của Order picking
2.1 Giảm thiểu việc đi lại
Một trong những lãng phí lớn nhất ảnh hưởng tới năng suất kho là thời gian di chuyển của công nhân để thu thập các mặt hàng. Để giảm thiểu việc di chuyển đó, doanh nghiệp cần tổ chức chiến lược nhà kho và lên kế hoạch cẩn thận cho các tuyến đường chọn hàng. Đồng thời, liên lạc thường xuyên với nhân viên để tìm hiểu những yếu tố làm cản trở trong việc di chuyển trong kho.
2.2 Giảm thiểu sai sót
Trong quy trình Order picking, việc chọn sai mặt hàng, bỏ qua các mặt hàng bị lỗi hoặc sai số lượng trong đơn đặt hàng là những sai sót thường gặp. Những mặt hàng này khi xuất kho và được gửi đến khách hàng sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến thương hiệu cũng như trải nghiệm khách hàng.
Mặc dù việc sai sót trong quá trình làm việc của con người là không thể tránh khỏi, nhưng doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác bằng cách sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch và các giải pháp mà công nghệ mang lại.
Khi xảy ra lỗi trong quy trình lấy hàng, hãy lưu giữ hồ sơ và phân tích chúng để tìm ra nguyên nhân của vấn đề và từ đó giải quyết triệt để, giảm thiểu những sai sót không đáng có.
2.3 Tăng tính an toàn
Để đảm bảo an toàn khi thực hiện quy trình lấy hàng trong kho, doanh nghiệp cần tập trung vào các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc xây dựng môi trường làm việc an toàn và thân thiện, cung cấp đầy đủ trang thiết bị bảo vệ cá nhân và đào tạo nhân viên về kỹ năng an toàn là rất quan trọng.
Để giảm thiểu nguy cơ tai nạn, doanh nghiệp cần chú ý đến việc giảm thiểu các yếu tố nguy hiểm, chẳng hạn như tránh đặt các mặt hàng quá cao hoặc quá thấp, đảm bảo mặt sàn trơn tru, sạch sẽ và không quá tải trọng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, xe đẩy để giảm thiểu tác động của việc lấy và vận chuyển hàng hóa đến nhân viên.
2.4 Tối đa hóa không gian
Để giảm thiểu thời gian lấy hàng và tối ưu hóa không gian kho, các doanh nghiệp nên tận dụng công nghệ để định vị chính xác vị trí của các mặt hàng. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các phần mềm và hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, hệ thống định vị GPS hoặc bằng cách sử dụng mã vạch và các công nghệ nhận dạng khác.
Ngoài ra, tối ưu hóa quy trình lấy hàng bằng cách phân loại các mặt hàng và sắp xếp chúng vào các khu vực tương ứng cũng là một cách hiệu quả để tối đa hóa không gian và giảm thiểu thời gian di chuyển. Việc cải thiện quy trình nhặt hàng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện năng suất và hiệu quả của quy trình sản xuất.
3. Yếu tố tạo nên một chiến lược Order Picking hiệu quả
3.1 Phương pháp nhặt hàng/lấy hàng
Cách thức lấy hàng trong quy trình Order picking có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Các phương pháp truyền thống yêu cầu công nhân di chuyển đến các vị trí vật phẩm trong kho để nhặt hàng, tuy nhiên, những phương pháp mới sử dụng tự động hóa và robot để mang các mặt hàng đến người nhặt sẽ giảm thiểu thời gian và tăng độ chính xác của quy trình.
Ngoài ra, việc sử dụng các công nghệ như hệ thống định vị và điều hướng sẽ giúp cho công nhân dễ dàng tìm kiếm các mặt hàng cần nhặt và giảm thiểu thời gian di chuyển trong kho. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp lấy hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô sản xuất của doanh nghiệp là điều cần thiết.
3.2 Kỹ thuật và lộ trình lấy hàng
Kỹ thuật và quy trình lấy hàng trong order picking bao gồm nhiều phương pháp khác nhau, ví dụ như lấy hàng đơn lẻ (single picking), lấy hàng theo lô (batch picking) hay lấy hàng đồng thời từ nhiều vị trí khác nhau theo chu kỳ ngắn nhất (wave picking). Tuy nhiên, không có một chiến lược tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp, vì vậy quá trình lựa chọn kỹ thuật lấy hàng phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng.
3.3 Công nghệ
Hiện nay, công nghệ ngày càng được áp dụng nhiều trong việc chọn đơn hàng, chẳng hạn như chọn giọng nói, tần số vô tuyến (RF), máy quét mã vạch, chọn ánh sáng, các giải pháp robot và tự động hóa… Những công nghệ tiên tiến này có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình sản xuất và giảm thiểu sai sót của con người.
4. Các phương pháp lấy hàng
4.1. Pick-to-carton (Nhặt hàng vào thùng carton)
Theo phương pháp nhặt hàng đơn lẻ, người nhặt hàng sẽ lưu ý kích thước và trọng lượng của các mặt hàng trong đơn trước khi lấy. Sau đó, họ sẽ di chuyển trong khu vực nhà kho để nhặt hàng trực tiếp vào thùng các thùng carton thích hợp. Một lợi thế của phương pháp này là có thể tiết kiệm thời gian vì giúp loại bỏ hoạt động đóng gói chính thức.
Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hiệu quả khi các sản phẩm có kích thước và trọng lượng tương tự nhau. Nó có thể không hiệu quả đối với các công ty có dịch vụ sản phẩm đa dạng và dễ dẫn tới nguy cơ sai lỗi do con người gây ra. Ví dụ như công nhân có thể vô tình nhặt hàng sai vào các thùng carton không phù hợp.
4.2. Pick-to-tote (Nhặt hàng vào thùng chứa)
Pick-to-tote là phương pháp bao gồm việc lấy các mặt hàng ra khỏi kệ và đặt chúng vào thùng nhựa. Sau đó, với sự trợ giúp của một băng chuyền cho các hộp hoặc xe đẩy, thùng nhựa được vận chuyển đến khu vực tập kết, nơi công nhân kiểm tra xem có tất cả các sản phẩm trong đơn hàng yêu cầu hay không. Cuối cùng, các sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và gửi đi.
- Lợi thế: Công nhân có thể dễ dàng chọn bất kỳ sản phẩm nào trực tiếp vào thùng nhựa.
- Khó khăn: Không giống như Pick-to-carton, Pick-to-tote yêu cầu chức năng đóng gói chuyên dụng và có thể tốn thời gian để sắp xếp lại các mặt hàng sau khi nhặt.
4.3. Pick-to-cart (Nhặt hàng vào kệ)
Khi sử dụng phương pháp Pick-to-wagon, công nhân sẽ sử dụng một chiếc kệ di động có bánh xe trượt để đi nhặt hàng trong kho. Trên kệ, các thùng chứa nhỏ được sắp xếp để giúp họ lấy nhiều mã hàng SKU cùng một lúc và phân loại vào từng thùng.
Lợi thế của phương pháp này là tiết kiệm thời gian bằng cách nhặt hàng cho nhiều đơn cùng một lúc.
Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn nếu khu vực đường đi giữa các giá để hàng trong kho bị nhỏ hoặc không vừa với kệ di động.
Ngoài ra, cũng có nguy cơ gây ra lỗi do con người như đặt nhầm hàng vào thùng chứa.
4.4. Part-to-picker (Hay còn gọi là Goods-to-person)
Part-to-picker là phương thức đưa hàng trực tiếp đến người lấy hàng thông qua sử dụng các thành phần công nghệ cao như băng chuyền, hệ thống phân loại và rô-bốt.
Lợi thế: Giảm thiểu thời gian đi lại và tối ưu hóa quá trình lấy hàng bằng cách đưa hàng hóa trực tiếp đến người lấy hàng.
Khó khăn: Cần có sự đồng bộ hóa chặt chẽ giữa các thành phần công nghệ cao, đặc biệt là hệ thống phân loại và rô-bốt, để đảm bảo tính liên tục của quá trình đưa hàng hóa.
5. Phân loại các loại hình lấy hàng Order Picking
5.1. Single Picking (Lấy hàng theo đơn lẻ)
Phương pháp này yêu cầu các nhân viên chuẩn bị tất cả các mặt hàng và nguyên vật liệu trước khi chúng được đưa vào sản xuất hoặc vận chuyển. Người lấy hàng thường sử dụng danh sách chọn để tìm kiếm từng nguyên vật liệu trong kho và đưa chúng vào dây chuyền sản xuất.
Lợi thế: Phương pháp đơn giản và ít có khả năng gây nhầm lẫn. Phù hợp với các nhà kho nhỏ với khối lượng đơn hàng thấp và dễ dàng đào tạo nhân viên.
Khó khăn: Không hiệu quả đối với các công ty có nhiều đơn đặt hàng cần thực hiện. Thời gian di chuyển trong kho tăng lên vì người lấy hàng phải đi bộ qua toàn bộ kho để hoàn thành một đơn đặt hàng duy nhất.
5.2. Batch Picking (Lấy hàng hàng loạt theo lô)
Đơn hàng được chia thành các lô nhỏ để tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các vị trí trong kho. Một nhân viên sẽ đi nhặt hàng cho nhiều mặt hàng/nguyên vật liệu trong một lô cùng một lúc. Phương pháp này phù hợp với các đơn đặt hàng có ít mã SKU với kích thước nhỏ để tránh gây mất thời gian cho công nhân khi lấy và vận chuyển hàng.
Lợi thế: Tiết kiệm thời gian lặp lại cho việc di chuyển giữa các vị trí trong kho.
Khó khăn: Hiệu quả nhất khi có nhiều đơn hàng có cùng đơn vị vận chuyển. Phần mềm ERP hoặc hệ thống quản lý đơn hàng có thể được sử dụng để phân tích các đơn đặt hàng và tối ưu hóa quá trình lấy hàng.
5.3. Wave Picking (Lấy hàng theo đợt)
Các đơn hàng sẽ được sắp xếp theo ưu tiên và lên kế hoạch để lấy hàng trong các khoảng thời gian cụ thể, giúp tối ưu hoá việc phân phối và vận chuyển. Ví dụ: Các đơn hàng có thể được chọn và lấy hàng đồng thời trong một khoảng thời gian cố định để đáp ứng yêu cầu đặc biệt như giao hàng trong ngày hoặc giao hàng nhanh.
Lợi thế: Giúp tối ưu hoá quy trình lấy hàng và phân phối, đáp ứng yêu cầu giao hàng đặc biệt và giảm thiểu thời gian vận chuyển.
Khó khăn: Yêu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ để lên kế hoạch và quản lý việc lấy hàng một cách hiệu quả, cũng như đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian của quá trình này.
5.4 Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực)
Nhà kho được chia thành nhiều khu vực riêng biệt và những người lấy hàng chỉ được phép làm việc trong một khu vực cụ thể và chọn SKU chỉ trong khu vực đó. Nhân viên có thể nhặt hàng cho nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc.
Lợi thế: Giảm thời gian di chuyển giữa các khu vực để lấy hàng, đặc biệt là khi các SKU được phân bổ vào các khu vực khác nhau trong nhà kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi người lấy hàng cần chọn các đơn đặt hàng với nhiều thành phần/nguyên vật liệu khác nhau. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho các kho hàng có khối lượng lớn và có lưu lượng truy cập cao ở nhiều khu vực. Nó cho phép xử lý các đơn đặt hàng lớn nhanh chóng.
Khó khăn: Có thể xảy ra tình trạng thời gian chết khi nhân viên của khu vực tiếp theo phải đợi đến khi nhận được hàng từ khu vực trước đó, đặc biệt là khi các khu vực có kích thước khác nhau hoặc có lưu lượng truy cập không đồng đều.
