Quản lý sản xuất là một công cụ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc sản xuất kinh doanh, giảm thiểu rủi ro tối đa và hạn chế chi phí phát sinh vô cùng hiệu quả. Bài viết sau đây cung cấp thông tin về khái niệm quản lý sản xuất là gì; quy trình quản lý sản xuất ra sao và cách ứng dụng phù hợp. Cùng tìm hiểu.
1. Quản lý sản xuất là gì?
Quản lý sản xuất (Tiếng Anh: Production Management) là quá trình tham gia trực tiếp vào việc lập kế hoạch, giám sát khu vực nhà máy. Thông qua đó bảo đảm việc sản xuất hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu về Q (Chất lượng) – C (Chi phí) – D (Tiến độ) của doanh nghiệp.
Hoạt động này ngoài ra cũng giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực sẵn có trong khu vực nhà máy (như hàng hoá tồn kho, thiết bị, nhân lực,…). Giải quyết các vấn đề về chất lượng quy trình sản xuất nhằm đảm bảo mọi hoạt động luôn diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả.
Nhà quản trị nắm vai trò tổ chức, điều phối và giám sát mọi hoạt động đang diễn ra trong nhà máy sản xuất. Tùy vào chất lượng hoạt động quản lý sản xuất của doanh nghiệp mà các thông số chi tiết của nhà máy, phân xưởng sẽ được cung cấp nhanh hay chậm, vào thời gian thực hay theo giai đoạn.
2. Mục tiêu của quản lý sản xuất
Quản lý sản xuất có mối quan hệ mật thiết với thành công của mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ, nếu được thực hiện hiệu quả, nó sẽ giúp doanh nghiệp có được vị thế đáng gờm trước đối thủ cạnh tranh, đưa hoạt động sản xuất lên một tầng cao mới. Dưới đây là mục tiêu quản lý sản xuất:
- Đáp ứng yêu cầu quản lý toàn diện khu vực sản xuất, từ đó rút ngắn việc hoàn thành đơn hàng cho khách hàng mà vẫn đảm bảo số lượng và chất lượng.
- Thông qua lập kế hoạch, điều phối, tổ chức, chỉ đạo và giám sát hoạt động sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp có thể thiết lập và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Tạo ra tính linh động, khả năng dự báo, cải tiến không ngừng nhằm nâng cao khả năng đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có trong khu vực nhà máy, thực hiện tốt việc thúc đẩy nâng cao năng suất sản xuất, tạo ra lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp.
3. Ý nghĩa của quản lý sản xuất
- Quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược bằng cách sản xuất hàng hoá và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Gia tăng uy tín doanh nghiệp nhờ vào việc đảm bảo khách hàng luôn hài lòng với sản phẩm nhận được.
- Quy trình quản lý sản xuất hiệu quả đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng, tối ưu hoá, ít lãng phí và tạo ra sản phẩm tốt.
- Quản lý sản xuất tốt giúp khách hàng tin tưởng vào sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó, hình ảnh và giá trị thương hiệu doanh nghiệp trong mắt khách hàng sẽ được cải thiện.
4. Phương pháp quản lý sản xuất
Phương pháp quản lý sản xuất đóng vai trò là “mắt xích” quan trọng của mô hình kinh doanh tổng thể tại mỗi nhà máy, phân xưởng. Cùng tìm hiểu thêm một vài phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả ngay dưới đây:
- Tổ chức dây chuyền: Sản xuất dây chuyền muốn đảm bảo tính liên tục, cần phải chia nhỏ quy trình sản xuất thành từng bước theo trình tự hợp lý liên quan tới thời gian sản xuất. Mỗi bộ phận được phân công chuyên trách một bước nhất định và được trang bị máy móc, thiết bị chuyên dùng để hình thành một hoạt động chuyên môn hóa cao.
- Sản xuất theo nhóm: Đặc điểm của phương thức này là không thiết kế các quy trình công nghệ, bố trí dụng cụ, máy móc để sản xuất từng chi tiết cá biệt mà làm chung cho cả nhóm. Những chi tiết trong cùng một nhóm được gia công trong cùng một lần điều chỉnh máy.
- Sản xuất đơn chiếc: Là tổ chức sản xuất theo từng chiếc một hay theo từng đơn hàng nhỏ. Với phương pháp này người ta không thiết kế quy trình công nghệ một cách chi tiết cho từng sản phẩm mà chỉ quy định những công việc chung.
5. Mô hình tổ chức và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp
Phụ thuộc vào quy mô, đặc thù ngành nghề sản xuất, mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình tổ chức và quản lý sản xuất riêng biệt. Dựa theo tiêu chí về chức năng, cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất trong doanh nghiệp sẽ có một số bộ phận chính sau:
- Bộ phận quản lý: thường là giám đốc sản xuất, trưởng phòng – phó phòng sản xuất. Đây là bộ phận đầu não của sản xuất, giữ chức năng quan trọng. Tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty trong việc hoạch định tổ chức sản xuất, bố trí nguồn lực để đảm bảo kế hoạch mục tiêu; Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty.
- Bộ phận sản xuất chính: Là bộ phận trực tiếp chế tạo sản phẩm chính. Tại bộ phận này nguyên vật liệu sau khi chế biến sẽ trở thành sản phẩm chính của doanh nghiệp- Bộ phận sản xuất phụ trợ: Hoạt động của bộ phận này có tác dụng trực tiếp cho sản xuất chính, đảm bảo cho sản xuất chính có thể tiến hành liên tục và đều đặn.
- Bộ phận sản xuất phụ: là bộ phận tận dụng phế liệu, phế phẩm của sản xuất chính để tạo ra những loại sản phẩm phụ.
- Bộ phận phục vụ sản xuất: Là bộ phận được tổ chức ra nhằm đảm bảo việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, vận chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm và dụng cụ lao động.
6. Quy trình quản lý sản xuất
Bước 1: Xác định nhu cầu sản xuất kinh doanh
Nhu cầu sản xuất được xác định từ kế hoạch sản xuất do Bộ phận sản xuất lập ra theo từng kỳ (năm/quý/tháng/tuần) hoặc theo kế hoạch kinh doanh của công ty hay đơn hàng khách đặt. Đối với đơn hàng của khách, mặt hàng có thể thay đổi thường xuyên theo nhu cầu nên thường không lên kế hoạch sản xuất và quản lý sản xuất trước được.
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất
Để lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp cần nắm được thông tin về FC: Dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng; PO( Purchase Order): Đơn đặt hàng; DO ( Delivery Order): Lịch giao hàng cũng như xác định hàng tồn kho và nguồn lực sản xuất tại nhà máy để lên kế hoạch sản xuất.
Bước 3: Sắp xếp lịch sản xuất chi tiết
Người quản lý sản xuất vạch ra bản kế hoạch chi tiết về công tác triển khai sản xuất hàng hóa trên các dây chuyền sản xuất.
Bước 4: Phát hành Lệnh sản xuất
Ở bước này, yêu cầu sản xuất sẽ được chia cho từng công đoạn/tổ/dây chuyền để thực hiện. Phân công máy nào, ca nào, ngày nào thực hiện lệnh sản xuất.
Bước 5: Thống kê sản xuất, hoàn thành và đóng lệnh sản xuất
Ở công đoạn này, người quản lý sản xuất cần phải có số liệu thống kê chi tiết các nội dung sau:
- Lượng sản phẩm, phế phẩm, phế liệu, nguyên liệu đã sử dụng.
- Nhập lại nguyên liệu thừa.
- Hoàn thành và đóng lệnh sản xuất
- Mỗi lệnh sản xuất sau khi hoàn thành (có thể là sản xuất xong hoặc ngừng giữa chừng) đều phải tiến hành tổng kết, kiểm tra và đóng để xác nhận hoàn thành.
7. Các mô hình tổ chức của bộ phận quản lý sản xuất
Dựa vào quy mô, đặc thù ngành của từng doanh nghiệp mà mô hình tổ chức của bộ phận quản lý cũng khác nhau. Dưới đây là một vài mô hình tổ chức quản lý sản xuất hiện nay:
7.1 Mô hình quản lý sản xuất cơ bản
Bộ phận quản lý: Bao gồm giám đốc, các trưởng – phó phòng sản xuất đóng vai trò là đầu não của sản xuất. Họ có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch khai thác tối đa hệ thống thiết bị máy móc công nghệ, bố trí nguồn lực đảm bảo thực hiện các mục tiêu sản xuất.
Ngoài ra, bộ phận quản lý sản xuất còn có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc hoạch định năng lực sản xuất, đem lại quá trình vận hành nhà máy, phân xưởng trơn tru, hiệu quả.
- Bộ phận sản xuất chính: Là bộ phận trực tiếp chế tạo sản phẩm. Tại đây nguyên vật liệu sau khi chế biến sẽ trở thành sản phẩm thành quả của doanh nghiệp.
- Bộ phận sản xuất phụ trợ: Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động của bộ phận sản xuất chính luôn liên tục và đạt hiệu quả cao.
- Bộ phận sản xuất phụ: Thường đây là bộ phận tận dụng các phế phẩm từ quá trình sản xuất chính để tạo ra các sản phẩm phụ.
- Bộ phận phục vụ sản xuất: Tại bộ phận này, việc cung ứng, bảo quản, vận chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, thành phẩm…được đảm bảo và thực hiện.
7.2 Mô hình quản lý sản xuất theo chức năng
- Bộ phận quản lý sản xuất: Tại bộ phận quản lý sản xuất, hoạt động lập lịch sản xuất, phân tích hiệu suất sản xuất, quản lý các công đoạn sản xuất hay hoạch định quy trình sản xuất sẽ được diễn ra.
- Bộ phận quản lý kho: Bộ phận này có chức năng quản lý nguyên vật liệu, kho thành phẩm và các bán thành phẩm, cùng với đó là quản lý tồn trên các công đoạn sản xuất cho doanh nghiệp.
- Bộ phận quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng sản phẩm đầu ra, đầu vào và quản lý chất lượng trong cả quá trình sản xuất chính là nhiệm vụ của bộ phận này. Tại đây quá trình sản xuất sẽ được đảm bảo vận hành trơn tru, hiệu quả, tránh sai sót không đáng có.
- Bộ phận quản lý bảo trì, bảo dưỡng thiết bị: Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ thiết bị, vật tư, phụ tùng. Việc theo dõi trạng thái thiết bị từ đó lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cũng do bộ phận này đảm nhận.
- Bộ phận quản lý hiệu suất thiết bị tổng thể: Tại đây, năng suất và hiệu quả vận hành của hệ thống thiết bị máy móc sẽ được tổng hợp, thống kê và đo lường từ đó xác định được thời gian sản xuất hiệu quả cũng như đề ra kế hoạch khắc phục vấn đề còn tồn đọng.
8. Công việc của người quản lý sản xuất là gì?
Quản lý sản xuất có trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày của sản xuất. Họ phối hợp, lập kế hoạch và quán xuyến, giám sát, đảm bảo mọi hoạt động, cơ sở dữ liệu, vật chất trong cơ sở sản xuất được hoạt động trơn tru, hiệu quả. Cụ thể, công việc của là:
- Nhận đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, phân tích số liệu, lập kế hoạch – lịch trình sản xuất.
- Quyết định cách tốt nhất để sử dụng công nhân và thiết bị của nhà máy để đáp ứng các mục tiêu sản xuất
- Đảm bảo rằng sản xuất đúng tiến độ và trong ngân sách
- Theo dõi quá trình xuất, nhập kho, quá trình sản xuất để đưa ra những phương hướng, đề xuất phát triển phù hợp.
- Theo dõi, giám sát đội ngũ nhân công trong xưởng sản xuất. Hỗ trợ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhóm, từng bộ phận, cá nhân trong xưởng sản xuất.
- Điều phối công việc, lên kế hoạch xuất nhập kho, xuất nhập hàng hóa, thành phẩm,…
- Khắc phục các sự cố trong sản xuất
- Viết báo cáo sản xuất
Như vậy, công việc của người quản lý sản xuất phải chịu áp lực từ hai phía, có sức tác động và ảnh hưởng rất lớn đến công việc của cả hệ thống, doanh nghiệp. Chính vì thế, yêu cầu của một người quản lý sản xuất cũng rất lớn.
9. Kỹ năng cần có của công việc quản lý sản xuất
Quản lý sản xuất chưa bao giờ là dễ dàng với bất kỳ nhà quản trị nào, một người quản lý sản xuất giỏi sẽ luôn nắm được bức tranh toàn cảnh của nhà máy trong mọi hoạt động. Vậy những kỹ năng nào là cần thiết cho công việc quản lý sản xuất?
Thiết lập kế hoạch và tổ chức sản xuất: Để quá trình sản xuất có thể vận hành hiệu quả, năng suất thì việc tổ chức sao cho tối ưu là vô cùng quan trọng. Người quản lý cần là người nắm bắt được những yêu cầu, chỉ tiêu sản xuất, đặc trưng của sản phẩm để có kế hoạch tổ chức sản xuất hợp lý nhất.
Xây dựng và phân bổ lao động phù hợp: Đối với mỗi bộ phận hay công đoạn sản xuất, việc phân công và tổ chức sản xuất luôn được chú trọng. Người quản lý cần hiểu rõ đặc trưng của từng giai đoạn, từng khu vực sản xuất để có kế hoạch chi tiết cũng như đưa ra yêu cầu cụ thể tới các đội vận hành.
Hoạch định lịch trình sản xuất: Một nhà máy vận hành tốt là nhà máy có lịch trình sản xuất khoa học và hiệu quả. Việc sản xuất chỉ có thể vận hành tốt khi người quản lý có khả năng hoạch định lịch trình sản xuất cho doanh nghiệp của mình.
Kiểm tra và giám sát quá trình sản xuất: Người quản lý cần có hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó phát triển kỹ năng kiểm tra và giám sát mọi công đoạn của quá trình sản xuất, giúp nhà máy vận hành trơn tru, linh hoạt.
Thành thạo máy móc, thiết bị dùng cho quá trình sản xuất: Bên cạnh sự hiểu biết về lĩnh vực sản xuất, thì việc thành thạo máy móc, thiết bị dùng cho quá trình sản xuất cũng là điều cần thiết với mỗi nhà quản lý. Điều này làm tăng khả năng kiểm soát, giám sát việc sản xuất của nhà quản lý.
Kỹ năng đánh giá hiệu quả sản xuất: Người quản lý sản xuất cần trang bị cho mình kỹ năng đánh giá vấn đề nhanh nhạy, chính xác. Việc kiểm soát hiệu quả sản xuất tức thời giúp đưa nhà máy vận hành trở lại nhanh chóng khi xảy ra sự cố bất ngờ.
Kỹ năng kiểm soát thời gian: Thời gian là điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần lưu tâm. Người quản lý luôn phải kiểm soát tốt thời gian cũng như không ngừng tìm phương hướng tối ưu hoá thời gian sản xuất của nhà máy, mang lại năng suất cao cho doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
