Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Với khả năng khả năng giảm tải áp lực, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả làm việc, tự động hoá doanh nghiệp đang dần trở thành xu hướng chung tất yếu trong thời đại hiện nay. Dưới đây là những lí do mà doanh nghiệp nên tự động hóa ngay hôm nay.

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hoá doanh nghiệp là quá trình áp dụng các phần mềm chuẩn hóa, công nghệ hiện đại và trí tuệ nhân tạo cũng như chuyển đổi số vào việc vận hành các hoạt động của doanh nghiệp.

Ứng dụng thành công tự động hóa, người lãnh đạo có thể kiểm soát tiến trình hoàn thành công việc. Doanh nghiệp đồng thời có thể gặt hái nhiều lợi ích bao gồm giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Việc áp dụng tự động hoá doanh nghiệp thường phải rõ ràng và nhất quán ngay từ khi khởi tạo. Tự động hóa cũng không nhất thiết phải đầu tư một đống tiền vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp hiện đại.

Trong nhiều trường hợp, nó chỉ đơn giản là sử dụng nền tảng công nghệ nhằm giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các tác vụ thủ công lặp lại để họ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

2. Các hình thức tự động hóa doanh nghiệp phổ biến

2.1 Tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ. Nói cách khác, thay vì để nhân viên của mình thực hiện các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày, phần mềm sẽ giúp họ làm việc đó.

BPA làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa mọi nhiệm vụ trên phần mềm, do ai thực hiện, deadline ra sao? Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Để có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:

• Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
• Quy trình tính lương
• Quy trình ra mắt sản phẩm mới
• Quy trình bán hàng
• Quy trình xử lý đơn hàng
• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng….

2.2 Tự động hóa đường ống bán hàng

Tự động hoá đường ống bán hàng cho phép doanh nghiệp xác định được những việc mà mình phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khách hàng tiềm năng và đưa họ tiến tới các giai đoạn khác nhau trong suốt quá trình mua hàng. Điều này được thực hiện dựa trên những ghi chú và thông tin liên hệ có sẵn. Hình thức tự động hoá này sẽ giúp bạn chốt được nhiều đơn hơn, hoạt động bán hàng duy trì ổn định, hiệu quả tăng trưởng đảm bảo bền vững,…

2.3 Tự động hóa việc gửi email

Tạo và gửi email tự động cho khách hàng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần phải đầu tư nhiều chi phí và thời gian. Bạn chỉ cần tải lên những nội dung Email mẫu, khi khách hàng tiềm năng có một hành động nhất định, phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin, tạo ra một Email cá nhân hóa và gửi đi theo lịch hẹn của bạn.

Công việc trước đây mất 1 giờ để làm chỉ cần ít phút hoàn thành nhờ tự động hóa. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi được khách hàng có mở email không, mở khi nào, mở bao nhiêu lần và có click vào link đính kèm không?

Tự động hóa email còn được hiểu là tiếp thị qua email – cách mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng vô cùng hiệu quả. Theo một cuộc khảo sát gần đây được thực hiện bởi MarketingProfs, hơn 44% người nhận email sẽ thực hiện ít nhất một lần mua hàng do nhận được email quảng cáo.

3. Lợi ích của tự động hóa doanh nghiệp

Theo Forrester – Công ty nghiên cứu thị trường về tác động của công nghệ tới khách hàng và công chúng của Mỹ đưa ra số liệu rằng, tự động hóa doanh nghiệp:

• Tăng tốc quá trình kinh doanh: 42% nhà lãnh đạo cho rằng tự động hóa doanh giúp tăng hiệu suất làm việc của người lao động.
• Chuẩn hóa các thủ tục, giảm thiểu lỗi: Tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp công ty tự động hóa việc nhập dữ liệu sẽ giúp không chỉ giảm thiểu thời gian thực hiện mà còn giúp doanh nghiệp và người lao động giảm thiểu sai sót không đáng có.
• Cắt giảm thời gian, chi phí lao động: Theo khảo sát chỉ ra rằng, 78% các nhà lãnh đạo tin rằng nhân viên có thể giảm 60 giờ làm/tháng nhờ vào tự động hóa quy trình của doanh nghiệp.

• Tăng hiệu quả nhóm: 70% nhà lãnh đạo tin rằng họ có thể tiết kiệm được 3h trong 8h làm việc nhờ tự động hóa quy trình; một nửa số nhân viên tin rằng họ sẽ tiết kiệm được 240h làm việc một năm nhờ giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại.
• Nâng cấp dịch vụ khách hàng: 40% doanh nghiệp nói rằng việc giao đơn hàng đúng thời hạn là yếu tố chính quyết định tới trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, phải có một mô hình tự động hóa doanh nghiệp chính xác, hoàn chỉnh mới có thể nâng cao trải nghiệm dịch vụ của người tiêu dùng.

4. 5 cấp độ tự động hóa doanh nghiệp

4.1. Đơn giản hóa (Simplization)

Đơn giản hóa doanh nghiệp là việc bạn nhìn nhận lại toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp và nhiệm vụ của bạn là làm đơn giản hóa mọi quy trình của các bộ phận, phòng ban thành những quy trình cụ thể, đơn giản nhất có thể để bất kỳ một nhân viên mới nào cũng có thể nhìn vào quy trình và áp dụng ngay.

4.2. Hệ thống hóa (Systemization)

Sau khi các quy trình được xây dựng lên. Là CEO, bạn phải nắm bắt toàn bộ quy trình và hệ thống hóa nó lại để áp dụng vào doanh nghiệp Đây là công việc khá mất thời gian chính vì vậy để thực hiện một cách nhanh chóng bạn cần có sự phối hợp của các Trưởng bộ phận, sau đó là từng nhân viên chuyên trách liên quan. Mỗi nhân viên hay trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm thực thi theo quy trình mà họ đã đặt ra

Điểm lợi của việc hệ thống hóa quy trình trong công ty là nếu như mọi phòng ban tuân thủ quy trình thì khi phát sinh lỗi chúng ta sẽ biết ngay lỗi đó do ai gây ra.

4.3. Tối ưu hóa (Optimization)

Áp dụng toàn bộ quy trình đã được hệ thống hóa vào doanh nghiệp của bạn một cách TRIỆT ĐỂ. Ở đây tôi nhấn mạnh từ TRIỆT ĐỂ bởi sự thành công của quá trình tự động hóa doanh nghiệp cần có sự quản lý và thực hành nghiêm túc từ lãnh đạo doanh nghiệp cho đến nhân viên. Bất kỳ một hành động nào hay một con người nào có ý định phá vỡ QUY TRÌNH cần phải được đánh giá và LOẠI BỎ ngay lập tức. Chỉ có áp dụng TRIỆT ĐỂ thì việc tự động hóa doanh nghiệp mới thành công.

Trong quá trình triển khai, bạn sẽ cần liên tục tối ưu hóa quy trình để giảm bớt chi phí, giảm thời gian, giảm nhân công mà vẫn tăng hiệu suất công việc.

4.4. Tự Động Hóa (Automation)

Sau khi TỐI ƯU HÓA xong quy trình của doanh nghiệp thì việc tiếp theo là áp dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp hay máy móc vào hoạt động của doanh nghiệp để tự động hóa tối đa các hoạt động trong doanh nghiệp. Quy trình được vận hành trơn tru dẫn đến việc tự động hóa doanh nghiệp là điều khả thi nằm trong tầm tay.

Trải qua 3 quá trình trên, sau khi đơn giản hóa quy trình, hệ thống hóa quy trình và tối ưu hóa quy trình thì quá trình tự động hóa bắt buộc sẽ cần phải sử dụng các đòn bẩy công nghệ, các phần mềm quản trị khách hàng CRM, phần mềm kế toán hay phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

4.5. Nhân Bản Hóa (Humanization)

Sau quá trình Tự động hóa doanh nghiệp chính là quá trình nhân bản hóa. Bất kỳ một nhân sự mới nào khi đảm nhận công việc nhờ có quy trình đầy đủ và hệ thống tự động hóa sẽ giúp cho nhân sự mới đó tiếp cận công việc một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian đào tạo, nâng cao hiệu suất của công việc.

Đây chính là yếu tố giúp bạn nhân bản bất kỳ một con người hay công việc nào chỉ cần có quy trình làm việc cụ thể và hướng dẫn phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau.

5. 4 mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ

5.1 Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa doanh nghiệp

Đầu tư vào công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc được khuyến khích áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số. Nó không thể thay thế hoàn toàn con người nhưng là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các tác vụ thủ công lặp lại nhàm chán để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

5.2 Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ

Thiết lập hệ thống theo dõi thời gian dành cho mọi nhiệm vụ trong một ngày/ một tuần/ một tháng mà doanh nghiệp nhỏ cần đầu tư để duy trì hoạt động kinh doanh. Đánh giá công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất để cân nhắc tự động hóa một số tác vụ. Đảm bảo các công việc/ quy trình được xử lý nhanh nhất có thể với chất lượng hoàn hảo nhất.

5.3 Giảm thiểu số lượng quy trình doanh nghiệp

Bạn cần hiểu rất rõ cách thức vận hành doanh nghiệp mình để có thể xác định chính xác quy trình nào bắt buộc, quy trình nào không bắt buộc hoặc có thể hợp nhất lại. Muốn tự động hóa thành công, hãy chắc chắn số lượng quy trình trong doanh nghiệp đã được tối ưu.

5.4 Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ không nhận ra rằng mặc dù việc thay đổi quy trình tương đối dễ thực hiện, những việc giúp nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó, thậm chí là đầy thách thức.

6. 5 bước cần thiết để tự động hóa doanh nghiệp tự vận hành

Dưới đây là 5 bước gợi ý giúp người lãnh đạo tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả nhất.

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu

Trước khi tiến hành tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ mục tiêu vì sao cần thực hiện giải pháp này. Những mục tiêu có thể là:

• Tự động hóa doanh để mang lại hiệu quả cho công việc, nâng cao năng suất hoạt động.
• Giải quyết các khó khăn, tồn động từ xu hướng làm việc truyền thống.
• Tối ưu hóa thời gian làm việc, cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên.
• Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm giúp nhân viên tập trung hoàn thành các dự án quan trọng hơn.

Bước 2: Triển khai thực thi giải pháp

Điều quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhanh và ổn định mà bất kỳ CEO cũng như Manager nào đều phải chú ý là: nền móng quy trình. Để nền móng quy trình vững chắc, bạn có thể áp dụng mô hình BPM Life Cycle (Business Process Management, tạm dịch: chu trình quản lý quy trình nghiệp vụ). Mô hình này được xây dựng và vận hành theo 5 giai đoạn:

• Thiết kế quy trình (Design)
• Mô hình hóa quy trình (Modelling)
• Kiểm soát quy trình (Execution)
• Đánh giá quy trình (Monitoring)
• Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình (Optimization)

Với giai đoạn mô hình hóa quy trình, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng theo công thức: 5W – 1H – 5M. Nội dung công thức là:

• 5W – 1H: Đưa ra câu trả lời cho 6 câu hỏi: Why, What, Where, When, Who, How. Với:
  • Why: Tại sao cần tự động hóa doanh nghiệp?
  • What: Nội dung của việc tự động hóa là gì?
  • Where, When, Who: Tự động hóa doanh nghiệp tại đâu, khi nào và đối tượng là ai?
  • How: Thực hiện tự động hóa doanh nghiệp như thế nào?
• 5M: Xác định nguồn lực
  • Nhân lực (Man)
  • Kinh phí (Money)
  • Hệ thống cung ứng/nguyên vật liệu (Material)
  • Máy móc/công nghệ (Machine)
  • Phương pháp làm việc (Method)

Bước 3: Chọn phương thức tự động hóa thích hợp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn lựa một phần mềm công nghệ để thiết lập quy trình tự động hóa hiệu quả. Bạn có thể dựa trên các yếu tố sau để chọn lựa phần mềm:

• Cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên
• Phát hiện nhanh chóng những hạn chế, rủi ro, các điểm cần chú ý trong luồng công việc
• Có hệ thống báo cao trực quan giúp quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên
• Không giới hạn việc khởi tạo quy trình và giai đoạn trong mỗi quy trình
• Giao nhiệm vụ, công việc cần làm và xây dựng deadline cho mỗi cá nhân trong các quy trình làm việc

Bước 4: Đào tạo nhân viên

Thay đổi phương thức làm việc cũ bằng công nghệ mới không hề dễ dàng đối với mọi nhân viên. Vậy nên, ban lãnh đạo cần liên kết với bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo nhân viên. Với mục đích đảm bảo 100% nhân viên tiếp cận gần hơn với công nghệ mới, nắm vững các bước tự động hóa quy doanh nghiệp trên 2 nền tảng: website và ứng dụng di động.

Nếu trong quá trình đào tạo xuất hiện bộ phận chống đối, thiếu hợp tác, ban lãnh đạo cần đưa ra những biện pháp cứng rắn mang tính bắt buộc để răn đe.

Bước 5: Chú trọng kết quả

Thời gian đầu khi áp dụng tự động hóa doanh nghiệp, bạn cần quan tâm việc ứng dụng công nghệ của nhân sự. Chẳng hạn như xem họ có tích cực thực thi không, các phòng ban phối hợp làm việc như thế nào, có hiệu quả không?

Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức các buổi chia sẻ, lắng nghe ý kiến của nhân viên. Từ đó, xác định chính xác những vấn đề đang gặp phải và đưa ra biện pháp cải thiện.