RPA là gì? Tất cả kiến thức cần biết về RPA

RPA là gì

RPA đang là xu hướng tạo những bước tiến mới cho các ngành nghề ứng dụng tự động hóa. Sở hữu nhiều tính năng ưu việt, tiết kiệm khoản chi phí cực lớn và mang lại hiệu quả lâu dài, RPA nhanh chóng trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong tiến trình chuyển đổi số. Vậy giải pháp RPA là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

1. RPA là gì?

RPA, viết tắt của Robotic Process Automation, là một công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng các rô-bốt phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI). RPA giúp xây dựng các phần mềm thay thế cho các công việc hàng ngày của con người, đặc biệt là các công việc lặp đi lặp lại.

Ví dụ, thay vì một nhân viên văn phòng phải thủ công nhập thông tin vào hệ thống hoặc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty, RPA có thể được áp dụng để tối ưu hóa quá trình làm việc.

rpa la gi 1
RPA là gì

RPA không chỉ giúp thay thế các công việc nhàm chán mà còn mang lại hiệu suất cao hơn. RPA có tốc độ, độ chính xác và hiệu suất vượt trội so với con người, giúp tránh sai sót có thể gây hậu quả tiêu cực. Ngoài ra, công nghệ này còn có khả năng theo dõi, đánh giá và nâng cấp.

RPA hoạt động bằng cách tự động hóa các hành động tuần tự mà người dùng thực hiện trên giao diện người dùng đồ họa (GUI). RPA ghi lại các bước này và tự động lặp lại chúng. Điều này cho phép RPA vượt qua các rào cản trong việc sử dụng tự động hóa cho các sản phẩm không có giao diện lập trình ứng dụng (API) phù hợp.

2. Lợi ích của RPA với doanh nghiệp

RPA đã chứng minh được lợi ích của nó trong nhiều trường hợp áp dụng thực tế, mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích về kinh tế, tính linh hoạt và nhanh nhạy trong mô hình kinh doanh. Dưới đây là các lợi ích cụ thể của RPA:

Tiết kiệm chi phí: Triển khai RPA cho phép tự động hóa doanh nghiệp, giảm chi phí nhân sự, chi phí xử lý lỗi phát sinh, chi phí vận hành và từ đó tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp.

Tăng năng suất: Ứng dụng RPA giúp tinh gọn hóa các quy trình doanh nghiệp, làm cho quy trình thực hiện đơn giản và nhanh chóng hơn, từ đó gia tăng năng suất xử lý công việc.

rpa la gi 2
Lợi ích của RPA với doanh nghiệp

Nâng cao độ chính xác: Các bot tuân thủ quy trình tối đa, đảm bảo độ chính xác 100% và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện tác vụ.

Hoạt động liên tục, không gián đoạn: Khác với con người, bot phần mềm có thể hoạt động liên tục 24/7 mà không cần thời gian nghỉ giữa giờ, ăn nhẹ hay uống cafe. Điều này giúp loại bỏ độ trễ giữa hai tác vụ hoặc khả năng tạo ra downtime, gây ảnh hưởng đến thời gian năng suất tổng thể.

rpa la gi 3
Lợi ích của RPA với doanh nghiệp

Giúp nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn: Giải pháp tự động hóa quy trình với robot thay thế con người trong việc thực hiện các tác vụ thủ công, tinh gọn quy trình, giúp nhân viên có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Tìm hiểu các bài viết liên quan:

3. Khó khăn trong việc áp dụng RPA

Chi phí đầu tư ban đầu cao: Vì chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là độ phức tạp của bot. Tuy nhiên, akaBot, với lợi thế về công nghệ tự chủ, mang đến các giải pháp tự động hóa có chi phí cạnh tranh và phù hợp để đầu tư hơn so với các giải pháp từ doanh nghiệp nước ngoài.

Yêu cầu kiến thức tổng quan lớn cho lập trình viên: RPA có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, ở những lĩnh vực có tác vụ phức tạp như kế toán, ngân hàng, tài chính, lập trình viên RPA phải có kiến thức tổng quan. Hiện nay, lực lượng lập trình viên RPA tại Việt Nam còn hạn chế, gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.

rpa la gi 4
Yêu cầu kiến thức tổng quan lớn cho lập trình viên

Yêu cầu chuẩn hoá thông tin, dữ liệu đầu vào và quy trình quản lý hiện có: RPA được ứng dụng cho các tác vụ có tính quy luật và quy trình rõ ràng. Doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình cần thiết và chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào để triển khai RPA một cách hiệu quả.

Yêu cầu kết nối và tương thích với hệ thống CNTT và hệ thống vận hành nội bộ: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực ngân hàng, sở hữu hạ tầng CNTT phức tạp và đặc thù. Để triển khai RPA thành công, cần đảm bảo khả năng kết nối và tính tương thích giữa công nghệ RPA và hệ thống CNTT, hệ thống vận hành nội bộ.

rpa la gi 5
Yêu cầu kết nối và tương thích với hệ thống CNTT

4. Cách hoạt động của RPA

RPA, đơn giản mà nói, là một phần mềm robot giúp nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc văn phòng bằng cách mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên. Ví dụ, khi bạn muốn RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ quy tắc thực hiện, được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản đã lưu. Bạn có thể hình dung cách hoạt động này giống như việc hướng dẫn một nhân viên mới.

Đặc điểm của RPA là nó rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình. Các thao tác và quy trình có thể được xây dựng và điều chỉnh trực tiếp trên màn hình khi tạo kịch bản. Điều này không chỉ đơn giản về cách thao tác, mà còn do bất kỳ ai cũng có thể xây dựng và hiểu được kịch bản. Điều này cho phép nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về công nghệ thông tin cũng có thể tự động hóa công việc. Hơn nữa, RPA không tạo ra các kịch bản không quản lý được nội dung như Excel Macro.

rpa la gi 6
Cách hoạt động của RPA

5. Phân loại RPA

Rô-bốt có giám sát (Attended robot): Trong quá trình hoạt động, rô-bốt này cần có sự giám sát từ con người. Người điều khiển làm việc cùng rô-bốt để đảm bảo hiệu suất và chính xác của quy trình.

Rô-bốt không có giám sát (Unattended robot): Loại rô-bốt này có thể hoạt động mà không cần sự giám sát từ con người. Chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy, rô-bốt có thể tự động thực hiện nhiệm vụ.

Rô-bốt linh hoạt (Hybrid robot): Đây là sự kết hợp giữa hai loại rô-bốt trên. Rô-bốt linh hoạt có lợi ích của cả rô-bốt có giám sát và rô-bốt không có giám sát. Tuy nhiên, việc tích hợp rô-bốt linh hoạt vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong thực tế.

rpa la gi 8
Rô-bốt linh hoạt (Hybrid robot)

6. So sánh RPA với AI

Nói về những công nghệ tiên tiến, có thể bạn sẽ liên tưởng đến trí tuệ nhân tạo (AI). Tuy nhiên, đôi khi AI và RPA bị nhầm lẫn và đánh tráo khái niệm với nhau, thực tế chúng là hai khái niệm khác nhau.

AI là công nghệ mô phỏng bộ não con người, thông qua Machine Learning, cho phép hệ thống máy tính học hỏi, tiếp thu và xử lý dữ liệu nhanh chóng, cũng như đưa ra dự đoán và phản ứng nhanh nhạy.

Đơn giản mà nói, khi sử dụng RPA, bạn “dạy” máy tính thực hiện theo các hướng dẫn của mình. Trong khi đó với AI, bạn cần cung cấp một lượng lớn dữ liệu để hệ thống tự học từ đó.