1. RPA là gì?
RPA, viết tắt của Robotic Process Automation, là một công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng các rô-bốt phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence). RPA giúp xây dựng các phần mềm thay thế cho các công việc hàng ngày của con người, đặc biệt là các công việc lặp đi lặp lại.Ví dụ, thay vì một nhân viên văn phòng phải thủ công nhập thông tin vào hệ thống hoặc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty, RPA có thể được áp dụng để tối ưu hóa quá trình làm việc.
2. Lợi ích của RPA với doanh nghiệp
RPA đã chứng minh được lợi ích của nó trong nhiều trường hợp áp dụng thực tế, mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích về kinh tế, tính linh hoạt và nhanh nhạy trong mô hình kinh doanh. Dưới đây là các lợi ích cụ thể của RPA: Tiết kiệm chi phí: Triển khai RPA cho phép tự động hóa doanh nghiệp, giảm chi phí nhân sự, chi phí xử lý lỗi phát sinh, chi phí vận hành và từ đó tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp. Tăng năng suất: Ứng dụng RPA giúp tinh gọn hóa các quy trình doanh nghiệp, làm cho quy trình thực hiện đơn giản và nhanh chóng hơn, từ đó gia tăng năng suất xử lý công việc.
- Hàng NG là gì?
- Quy tắc 4M trong sản xuất
- Sản xuất đơn chiếc là gì
3. Khó khăn trong việc áp dụng RPA
Chi phí đầu tư ban đầu cao: Vì chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là độ phức tạp của bot. Tuy nhiên, akaBot, với lợi thế về công nghệ tự chủ, mang đến các giải pháp tự động hóa có chi phí cạnh tranh và phù hợp để đầu tư hơn so với các giải pháp từ doanh nghiệp nước ngoài. Yêu cầu kiến thức tổng quan lớn cho lập trình viên: RPA có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, ở những lĩnh vực có tác vụ phức tạp như kế toán, ngân hàng, tài chính, lập trình viên RPA phải có kiến thức tổng quan. Hiện nay, lực lượng lập trình viên RPA tại Việt Nam còn hạn chế, gặp khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
4. Cách hoạt động của RPA
RPA, đơn giản mà nói, là một phần mềm robot giúp nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc văn phòng bằng cách mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên. Ví dụ, khi bạn muốn RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ quy tắc thực hiện, được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản đã lưu. Bạn có thể hình dung cách hoạt động này giống như việc hướng dẫn một nhân viên mới. Đặc điểm của RPA là nó rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình. Các thao tác và quy trình có thể được xây dựng và điều chỉnh trực tiếp trên màn hình khi tạo kịch bản. Điều này không chỉ đơn giản về cách thao tác, mà còn do bất kỳ ai cũng có thể xây dựng và hiểu được kịch bản. Điều này cho phép nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về công nghệ thông tin cũng có thể tự động hóa công việc. Hơn nữa, RPA không tạo ra các kịch bản không quản lý được nội dung như Excel Macro.
5. Phân loại RPA
Rô-bốt có giám sát (Attended robot): Trong quá trình hoạt động, rô-bốt này cần có sự giám sát từ con người. Người điều khiển làm việc cùng rô-bốt để đảm bảo hiệu suất và chính xác của quy trình. Rô-bốt không có giám sát (Unattended robot): Loại rô-bốt này có thể hoạt động mà không cần sự giám sát từ con người. Chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy, rô-bốt có thể tự động thực hiện nhiệm vụ. Rô-bốt linh hoạt (Hybrid robot): Đây là sự kết hợp giữa hai loại rô-bốt trên. Rô-bốt linh hoạt có lợi ích của cả rô-bốt có giám sát và rô-bốt không có giám sát. Tuy nhiên, việc tích hợp rô-bốt linh hoạt vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong thực tế.
6. So sánh RPA với AI
Nói về những công nghệ tiên tiến, có thể bạn sẽ liên tưởng đến trí tuệ nhân tạo (AI). Tuy nhiên, đôi khi AI và RPA bị nhầm lẫn và đánh tráo khái niệm với nhau, thực tế chúng là hai khái niệm khác nhau. AI là công nghệ mô phỏng bộ não con người, thông qua Machine Learning, cho phép hệ thống máy tính học hỏi, tiếp thu và xử lý dữ liệu nhanh chóng, cũng như đưa ra dự đoán và phản ứng nhanh nhạy. Đơn giản mà nói, khi sử dụng RPA, bạn "dạy" máy tính thực hiện theo các hướng dẫn của mình. Trong khi đó với AI, bạn cần cung cấp một lượng lớn dữ liệu để hệ thống tự học từ đó.Câu hỏi thường gặp về RPA
RPA là gì?
RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ dùng robot phần mềm để tự động hóa các quy trình lặp lại trên máy tính như nhập liệu, đối chiếu chứng từ, gửi email, xuất báo cáo. Bot làm việc trên giao diện người dùng như một nhân viên nên không cần sửa hệ thống hiện có.
Công nghệ RPA khác AI ở điểm nào?
RPA làm theo kịch bản do con người định sẵn, phù hợp với quy trình có quy tắc rõ ràng. AI học từ dữ liệu để dự đoán và ra quyết định. Hai công nghệ thường được kết hợp: AI đọc hiểu dữ liệu, RPA thực hiện thao tác.
RPA có những loại nào?
Ba loại: robot có giám sát (attended) làm việc cùng người dùng, robot không giám sát (unattended) tự chạy theo lịch, và robot linh hoạt (hybrid) kết hợp cả hai.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai RPA?
Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu đầu vào, chọn quy trình có quy tắc rõ và khối lượng lớn để làm trước, bảo đảm kết nối với hệ thống CNTT nội bộ, và chuẩn bị máy tính hoặc máy chủ chạy ổn định 24/7 cho bot.