Cùng tìm hiểu 7 loại lãng phí trong sản xuất

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự cạnh tranh khốc liệt đặt ra thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất. Để tồn tại và phát triển, việc tối ưu hóa quy trình và loại bỏ lãng phí trong sản xuất trở nên cực kỳ quan trọng. Cùng tìm hiểu về các loại lãng phí trong sản xuất và cách khắc phục qua bài viết sau.

Lãng phí trong sản xuất là gì

Lãng phí trong sản xuất là sự xuất hiện của các hành động, quy trình hoặc nguồn tài nguyên không mang lại giá trị nào cho tổ chức trong suốt quá trình sản xuất. Đây được coi là một yếu tố quan trọng trong lĩnh vực quản lý chất lượng và quản lý sản xuất, nhằm mục tiêu xác định, giảm thiểu và loại bỏ các công đoạn không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Tồn tại hai dạng lãng phí:

1. Lãng phí cần thiết: Mặc dù không đóng góp trực tiếp vào giá trị, nhưng những hoạt động này là không thể thiếu để hoàn thành công việc một cách chất lượng. Điển hình là các nhiệm vụ như đào tạo cần thiết, lập kế hoạch chi tiết, và việc chuẩn bị báo cáo.
2. Lãng phí không cần thiết: Không chỉ không đóng góp vào giá trị mà còn không cần thiết trong quá trình làm việc. Các bước dư thừa, không mang lại giá trị trong quy trình, nên được loại bỏ ngay lập tức để tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.

Các loại lãng phí trong sản xuất cần biết và khắc phục

Muda, một thuật ngữ xuất phát từ tiếng Nhật, dịch là “lãng phí.” Đây là một khái niệm cốt lõi trong Hệ thống sản xuất Toyota, hay còn gọi là Toyota Production System (TPS), đồng thời là một phần trong ba yếu tố quan trọng khác nhau (Muda, Mura, Muri). Theo Muda, có 7 loại lãng phí:

1. Transportation – Vận chuyển.
2. Inventory – Tồn kho.
3. Motion – Thao tác.
4. Waiting – Chờ đợi.
5. Over Processing – Xử lý thừa.
6. Over Production – Sản xuất thừa.
7. Defect – Khuyết tật.

1. Hàng lỗi – Defect

Hàng lỗi, hay hàng NG, sản phẩm không đáp ứng tiêu chí yêu cầu, thường gây ra nhiều hậu quả tiêu cực như tăng chi phí vận chuyển, sản xuất thừa, hay sản xuất quá mức.

Nguyên nhân của vấn đề này có thể xuất phát từ nhiều khía cạnh như quy trình sản xuất không hiệu quả, sự thiếu sót trong vận hành máy móc và thiết bị của nhân viên, nguyên liệu đầu vào lỗi hoặc kém chất lượng, cùng với sự thiếu bảo trì định kỳ cho cơ sở sản xuất.

Để loại bỏ lãng phí trong sản xuất này, có những biện pháp cụ thể:

1. Giám sát chặt chẽ nguyên liệu đầu vào: Đảm bảo chất lượng tốt nhất cho nguyên liệu bằng cách theo dõi chặt chẽ quá trình cung ứng từ nhà cung cấp.
2. Lên lịch bảo dưỡng định kỳ: Bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị và dây chuyền sản xuất để giảm nguy cơ lỗi và duy trì hiệu suất cao.
3. Tổ chức khóa đào tạo cho nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình sản xuất và cách sử dụng máy móc đúng cách để tăng khả năng nắm bắt quy trình.
4. Rà soát và cải tiến quy trình sản xuất: Kiểm tra lại toàn bộ quy trình sản xuất để xác định và cải thiện những khâu gây lỗi, giúp tối ưu hóa quá trình và giảm lãng phí sản xuất.

2. Sản xuất thừa – Overproduction

Sản xuất thừa là tình trạng khi lượng hàng sản xuất vượt quá nhu cầu thực tế của khách hàng, tạo ra sự chênh lệch giữa cung và cầu. Hậu quả của tình trạng này có thể bao gồm sản phẩm lỗi, sự đa dạng không cần thiết trong chủng loại, thua lỗ do phải giảm giá để tiêu thụ hàng tồn kho, và chi phí lưu kho và bảo quản hàng hóa.

Để loại bỏ lãng phí sản xuất thừa, có những biện pháp cụ thể:

1. Thống kê chính xác nhu cầu: Điều này đòi hỏi việc tổ chức thông tin để đảm bảo dự đoán chính xác về nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó xây dựng số liệu sản xuất hợp lý.
2. Nắm rõ nhu cầu thị trường: Hiểu rõ về nhu cầu thực tế của thị trường giúp tránh tình trạng sản xuất nhiều hơn mức cần, từ đó giảm thiểu rủi ro tồn kho không cần thiết.

3. Chờ đợi – Waiting

Dễ dàng nhận thấy tình trạng công nhân phải chờ đợi, có thể là do máy móc gặp vấn đề cần sửa chữa, đợi phản hồi từ các bộ phận khác, hoặc chờ nguyên liệu được vận chuyển đến. Tình trạng này được coi là một loại lãng phí.

Lãng phí do thời gian downtime trong sản xuất, phải chờ đợi gây nghẽn quy trình, đồng thời tăng thêm chi phí về nhân công và máy móc. Loại bỏ lãng phí này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt chi phí đối với doanh nghiệp.

Để loại bỏ lãng phí chờ đợi, có thể thực hiện những biện pháp sau:

1. Bảo trì thiết bị thường xuyên: Điều này giúp tránh tình trạng máy móc hỏng hóc đột ngột trong quá trình sản xuất.
2. Quản lý kho thông minh: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng kho và đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn sẵn sàng khi cần thiết.
3. Nâng cao kỹ năng nhân viên: Phát triển kỹ năng đa nhiệm cho nhân viên giúp họ có khả năng đảm nhận nhiều công việc khác nhau, giảm thiểu tình trạng chờ đợi và tối ưu hóa quy trình làm việc.

4. Quy trình bất hợp lý – Excess process

Bất hợp lý trong sản xuất thường xuất phát từ việc thành phẩm không đúng với thiết kế ban đầu, không đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nguyên nhân có thể bao gồm thiết kế không đúng quy cách, lỗi trong bản vẽ gia công, kích cỡ lớn hoặc nhỏ hơn quy định, và sự xuất hiện của các chi tiết không được mô tả trong bản vẽ. Đây là một loại lãng phí khó phát hiện và thường ẩn sau hoạt động sản xuất.

Để loại bỏ lãng phí này, có thể thực hiện những biện pháp sau:

1. Sử dụng phần mềm theo dõi thay đổi: Tận dụng các phần mềm để phát hiện, theo dõi và ghi chép những thay đổi liên quan đến nhu cầu, thiết kế, và xu hướng bán hàng. Điều này giúp quản lý và nhân viên sản xuất nắm bắt được sự thay đổi từ ban đầu, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
2. Rà soát lại quy trình sản xuất: Kiểm tra quy trình sản xuất để xác định có khâu nào bất hợp lý hay không. Khi phát hiện, có thể đưa ra các phương án giải quyết như điều chỉnh máy móc, nhân lực, và nguyên liệu để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng yêu cầu và thiết kế ban đầu.

5. Vận chuyển – Transportation

Vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển động thành phẩm, phụ tùng, và nguyên liệu từ một xưởng sản xuất sang xưởng khác hoặc đến điểm tiêu thụ. Thường xuyên di chuyển có thể dẫn đến những sai sót, gây lãng phí về mặt bằng và lao động, tạo ra sự trì trệ trong quá trình sản xuất. Lãng phí trong vận chuyển thường làm tăng chi phí mà không mang lại giá trị lợi nhuận.

Để loại bỏ lãng phí trong vận chuyển, có thể thực hiện các biện pháp sau:

1. Tối ưu hóa vị trí kho: Sắp xếp vị trí của kho nguyên liệu, các bộ phận lắp ráp, và dây chuyền sản xuất một cách hợp lý để giảm thiểu việc vận chuyển lặp lại, giảm bớt lãng phí.
2. Lưu trữ hàng hóa quan trọng gần khu vực sản xuất: Đặt các mặt hàng bán chạy nhất gần khu vực lắp ráp và thi công để tối ưu hóa thời gian và giảm chi phí vận chuyển.
3. Giữ cho không gian làm việc thoải mái: Bảo đảm rằng không gian làm việc luôn thông thoáng giúp giảm thời gian di chuyển trong quá trình làm việc, từ đó tăng hiệu quả sản xuất.

6. Tồn kho – Inventory

Lãng phí tồn kho thường xuất phát từ việc lưu trữ nguyên liệu và sản phẩm cuối cùng nhiều hơn mức cần thiết. Số lượng tồn kho quá lớn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí về mặt bằng, nhân công, chi phí bảo quản và vận chuyển, đặc biệt khi hàng hóa dễ bị hư hỏng. Đối với một số loại sản phẩm như thực phẩm và nguyên vật liệu thực phẩm, việc giữ tồn kho lâu dài có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Để loại bỏ lãng phí tồn kho, có thể thực hiện các biện pháp sau:

1. Lên kế hoạch thu mua nguyên liệu đầu vào hợp lý: Xác định lượng nguyên liệu cần thiết sao cho không quá nhiều, vừa giảm chi phí ban đầu, vừa tránh gây lãng phí tồn kho.
2. Tối ưu hóa giải pháp tiêu thụ sản phẩm: Đảm bảo có chiến lược tiêu thụ tốt cho sản phẩm để tránh tình trạng lưu kho quá mức và đảm bảo rằng sản phẩm không bị ảnh hưởng chất lượng.
3. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho: Áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình mua sắm, sản xuất và bán hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tồn kho và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho.

7. Động tác thừa – Motion

Động tác thừa trong sản xuất đề cập đến việc nhân viên thực hiện những hành động không cần thiết, không quen với công việc, bố trí dây chuyền sản xuất kém hiệu quả, mất thời gian tìm kiếm công cụ hoặc dụng cụ, dẫn đến chậm tiến độ sản xuất và giảm năng suất lao động. 7 công cụ iE được coi là giải pháp phổ biến để giảm lãng phí này.

Để loại bỏ lãng phí từ động tác thừa, có thể thực hiện các biện pháp sau:

1. Tạo ra quy trình làm việc chặt chẽ: Đảm bảo rằng có quy trình làm việc chặt chẽ để nhân viên không thực hiện các động tác thừa gây chậm tiến độ dự án. Điều này có thể đảm bảo rằng mọi người đều làm việc hiệu quả.
2. Sắp xếp lại bố cục xưởng sản xuất: Tổ chức lại bố cục của xưởng sản xuất để tối ưu hóa quá trình làm việc, giảm bớt thời gian tìm kiếm và tăng khả năng làm việc hiệu quả.
3. Bố trí dụng cụ sản xuất hợp lý: Đảm bảo rằng các dụng cụ và vật dụng sản xuất được bố trí hợp lý để tránh mất thời gian tìm kiếm và giúp nhân viên làm việc một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc phát hiện và loại bỏ lãng phí trong sản xuất

Nhận biết và loại bỏ lãng phí từ giai đoạn sớm trong quy trình sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị sản xuất. Nó không chỉ tăng cường năng lực sản xuất, năng suất lao động mà còn tối ưu hóa chi phí, tạo ra nguồn thu nhập lớn cho doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ giảm thời gian và nguyên liệu mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt đến mức tốt nhất, xây dựng niềm tin từ phía đối tác.

Giảm lãng phí có ảnh hưởng tích cực đến chi phí hoạt động kinh doanh sản xuất. Điều này giúp đơn vị giảm giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường so với các đối thủ trong ngành. Đồng thời, tăng cường hiệu suất đầu tư cho hoạt động sản xuất mang lại giá trị thặng dư cho doanh nghiệp.

Quan trọng hơn, việc giảm lãng phí giúp chủ doanh nghiệp xác định rõ các vấn đề cần cải thiện thông qua số liệu và báo cáo về lãng phí trong quy trình sản xuất. Điều này đảm bảo việc thực hiện mục tiêu dự án đúng tiến độ và đạt được sản lượng mong muốn. Đồng thời, cải thiện quy trình sản xuất và nâng cao khả năng quản lý giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đứng vững trên thị trường.

Nhìn nhận và giải quyết các loại lãng phí trong sản xuất không chỉ là một chiến lược kinh doanh mà còn là một triển vọng tương lai, tạo ra những doanh nghiệp mạnh mẽ và linh hoạt trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động và khắc nghiệt.